Markku Leppanen
Viestit: 66
Liittynyt: 07.02.06 09:19

Miten tutkimusaineistojen säilytysarvo tulisi määritellä?

MITEN TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTYSARVO TULISI MÄÄRITELLÄ?

Miten tutkimusaineistojen säilytysarvo tulisi määritellä? Tätä aihetta tulisi mielestäni tarkastella hieman laajemmasta perspektiivistä. Vastaus esitettyyn kysymykseen riippuu ainakin seuraavista lähtökohdista:

1. Miten julkishallinnon seulontapolitiikan yleiset tavoitteet on määritelty? Mihin pyritään, mitä halutaan säilyttää ja mihin tarkoitukseen?

2. Millaisia seulontastrategian näkökulmia ja keinoja sovelletaan, jotta tavoitteisiin päästäisiin? Mitä tekijöitä olisi otettava huomioon?

3. Millainen painoarvo tutkimustoiminnalla on Suomessa ja millainen painoarvo sen yhteydessä kertyvillä asiakirjallisilla tiedoilla Suomen julkishallinnon seulontapolitiikassa ja esim. yliopistojen ja korkeakoulujen arkistotoimessa? Tämän painoarvon voisi optimistina olettaa näkyvän suoraan tutkimustoimintaan ja sen tuottaman aineiston käsittelyyn ja säilytykseen varatuissa resursseissa.

4. Millainen työnjako tutkimustoiminnan asiakirjallisten tietojen, ml. tutkimusaineistojen seulonnassa vallitsee tällä hetkellä ja millainen sen tulisi olla jatkossa? Millä taholla on aineiston suurin asiantuntemus ja miten se saataisiin valjastettua arvonmääritysprosessiin?

5. Mitä säädöksiä, määräyksiä ja sopimuksia tutkimustoiminnan asiakirjallisten tietojen käsittelystä ja säilytyksestä on tehty ja on noudatettava?

Tämän alustuksen yhteydessä on mahdotonta etsiä vastausta kaikkiin näihin laajempiin kysymyksiin, sillä silloin jäisi syrjään pääkysymys ”Miten tutkimusaineistojen säilytysarvo tulisi määritellä?”.


TUTKIMUSTOIMINTA SUOMESSA

Aion silti ensiksi tarkastella joitakin tutkimustoiminnan tunnuslukuja Suomessa. Tilastokeskuksen tilastoissa sekä valtion tulo- ja menoarvioissa tutkimustoiminta on yhdistetty kehittämistoimintaan, jonka vuoksi seuraavat euromäärätkin viittaavat molempiin toimintoihin.

Viime vuonna Suomessa käytettiin 5,5 miljardia euroa tutkimukseen ja kehitykseen. Siitä yli 70 prosenttia oli yritysten rahoittamaa. T&K-menot käsittivät 3,5 prosenttia bruttokansantuotteesta. Suomi on panostanut tähän Ruotsin jälkeen toiseksi eniten EU-maista. Julkisella sektorilla tutkimushenkilökunnan määrä on lähes 11 000. Valtion vuoden 2006 talousarviossa tutkimus- ja kehittämismäärärahat nousevat lähes 1,7 miljardiin euroon, joista 42 prosenttia on osoitettu yleiseen tieteen edistämiseen.

Jos oletetaan, että Suomi panostaa seuraavan kymmenen vuoden aikana tutkimus- ja kehittämistoimintaan 55 miljardia euroa, kysymys on valtavasta investoinnista, jonka hyödyntämiseen olisi kiinnitettävä erityistä huomiota. Miten voitaisiin tehostaa jo olemassa olevien tutkimusaineistojen jatkokäyttöä, ettei uusia tutkimushankkeita varten tarvitsisi kerätä samoja tietoja yhä uudelleen?

Suomessa tehdään vuosittain tuhansia tutkimuksia valtion sektoritutkimuslaitoksissa, yliopistoissa ja korkeakouluissa, keskusvirastoissa ja yksityissektorilla. Monet tutkimuksista ovat kansainvälisiä tai kansallisia yhteistyöhankkeita, tavallisemmin yhden organisaation projekteja, mutta ehkä kuitenkin useimmat yhden tutkijan projekteja, usein yliopistollisia opinnäytteitä tai jatkotutkimuksia. Myös tutkimusten mittasuhteet, rahoitus, kesto ja käytetyt menetelmät vaihtelevat suuresti. Tämän alustuksen otsikko onkin sen vuoksi lähes ”maailmoja syleilevä”.

ARVONMÄÄRITYKSEN HAASTEISTA JA TYÖNJAOSTA

Valtion tutkimuslaitoksissa on hankkeita, joiden otsikoidenkin ymmärtäminen tuottaa maallikoille suuria vaikeuksia. Kuka meistä osaisi arvioida alempana mainittujen tuoreiden tutkimushankkeiden yhteiskunnallisen ja tieteenhistoriallisen merkityksen? Olisiko tässä luettelossa joitakin Suomen tieteenhistorian läpimurtotutkimuksia?

- Solun lipimetabolia ja kalvoliikenne (Kansanterveyslaitos)
- Trikloorietyleenin karsinogeenisuus (Työterveyslaitos)
- Radionuclides in sewage sludge (Säteilyturvakeskus)
- Sateliittigravimetria (Geodeettinen laitos)
- Havupuiden polyamiinit (Metsäntutkimuslaitos)
- Pintamodifiointi plasma- ja korunatekniikoilla (VTT)
- Metallobeniczones and metallic mineral deposits in Finland (Geologian tutkimuskeskus)

Kollegani totesi vuonna 1990 Säteilyturvakeskuksen asiakirjojen seulontaesitystä tarkastaessaan: ”On tavattoman vaikeaa mennä historiantutkijan koulutuksella puuttumaan tarkemmin esim. dekontaminointijärjestelmään, sivumerivesipiireihin tai turbiinien tiivistehöyryjärjestelmiin”.

Arkistolaitos onkin eri yhteyksissä todennut, että tutkimuslaitokset pystyvät paremmin kuin ulkopuoliset arvioimaan asiakirjojensa tulevat tutkimusmahdollisuudet ja säilytysarvon. Sen vuoksi arkistolaitoksen päätökset perustuvatkin arkistonmuodostajien kirjallisiin esityksiin, joissa on jo otettava kanta siihen, mitkä aineistot tulisi säilyttää pysyvästi.


ARKISTOLAITOKSEN PÄÄTÖKSIÄ TUTKIMUSAINEISTOJEN PYSYVÄSTÄ SÄILYTYKSESTÄ

Suomen arkistolaitos ei ole antanut yleistä määräystä tutkimustoiminnan asiakirjallisten tietojen ja tutkimusaineistojen pysyvästä säilytyksestä. Suomessa arkistolaitoksen päätökset ovat olleet virasto-/laitoskohtaisia.

Toisin on Ruotsissa ja Tanskassa, joissa Valtionarkisto on pyrkinyt yleispäätöksellään määrittelemään, mitkä tutkimustoiminnasta kertyneet asiakirjat ovat niin merkittäviä, että ne on säilytettävä pysyvästi. Tosin Tanskan Valtionarkiston yleispäätös ei koske yliopistoissa ja korkeakouluissa kertyviä aineistoja eikä sähköisessä muodossa säilytettäviä tietoja (ks. ”Bekendtgorelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner”, Riksarkivets bekendtgorelse nr. 1120 af 19. december 2001). Ruotsin Valtionarkiston päätös koskee kaikkia valtion viranomaisten tutkimustoiminnan asiakirjoja arkistonmuodostajasta ja säilytysmuodosta riippumatta (ks. ”Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, RA-FS 1999:1).

Jotta voisimme saada yleiskuvan tutkimusaineistojen suomalaisesta seulontakäytännöstä, esitän seuraavassa joitakin esimerkkejä arkistolaitoksen (vuoteen 1994 asti Valtionarkiston) päätöksistä, ensin yliopistojen ja korkeakoulujen osalta, sen jälkeen eräiden valtion tutkimuslaitosten osalta.

Vielä 1990-luvulla yliopistojen ja korkeakoulujen tutkimustoiminnan asiakirjat esiteltiin arkistonmuodostussuunnitelmissa hyvin yleisellä tasolla. Tutkimusaineistoja ei ole välttämättä mainittu erikseen, vaan ne ovat sisältyneet tutkimuksesta kertyneisiin asiakirjoihin.

Arkistolaitos päätti 1.9.1998, että Jyväskylän yliopisto voi itse harkintansa mukaan säilyttää tutkimusaineistot. Myös Kuopion yliopisto sai itse ratkaista, mitä tutkimusten valmisteluaineistoja se säilyttää pysyvästi (arkistolaitoksen päätös 22.12.1998).

Arkistolaitos päätti 19.10.2004, että Helsingin kauppakorkeakoulun tieteellisen tutkimuksen kannalta merkittävät tutkimusaineistot on säilytettävä pysyvästi. Helsingin yliopistoa koskevassa päätöksessä (15.6.2005) on määrätty pysyvään säilytykseen tutkimuksellisesti tai historiallisesti merkittävät tutkimusaineistot.

Turun yliopistoa koskevaa arkistolaitoksen päätöstä (27.6.2005) voidaan tarkastella hieman tarkemmin ja laajemmin. Päätöksen mukaan tutkimushankkeiden asiakirjat, joita olivat mm. tutkimussuunnitelmat, kirjeenvaihto, muistiot, selvitykset ja loppuraportti, säilytetään pysyvästi otoksena, jonka valinnassa otetaan huomioon mm. eri tieteenalojen aineistoja koskevat erityissäädökset ja –määräykset sekä tehdyt sopimukset. Em. otoksen valinnassa otetaan lisäksi huomioon asiakirjojen tieteenhistoriallinen ja kulttuuriarvo sekä yliopiston toiminnan dokumentoiminen.

Turun yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa tutkimushankkeiden tutkimusaineistot on ryhmitelty pohja-aineistoiksi ja työstöaineistoiksi. Pohja-aineistoihin kuuluvat tieteen- ja tutkimusalasta riippuen esim. lähdekeräelmät, havainto-, mittaus- ja koeaineistot sekä kysely- ja haastatteluaineistot. Työstöaineistoihin kuuluvat esim. tulostus-, tarkistus- ja yhteenvetolistat. Sekä pohja- että työstöaineistot ovat määräajan säilytettäviä aineistoja. Yliopiston on määrä vahvistaa niille säilytysaika, jonka pituus vaihtelee yhdestä vuodesta 10 vuoteen, riippuen mm. siitä, mitä tutkimuksen rahoittajan kanssa on asiasta sovittu.

Valtion sektoritutkimuslaitosten, kuten Geologian tutkimuskeskuksen ja Suomen ympäristökeskuksen, jatkuvasti keräämät havaintotiedot ympäristöstä ovat pysyvästi säilytettäviä. Jotkut laitoksethan ovat keränneet havaintokohteistaan tietoja kymmenien vuosien ajan ja tarvitsevat tietoja jatkuvasti sähköisessä muodossa. Näiden tietojen osalta arvonmääritys on täysin selvä.

Seuraavassa muutama esimerkki eräiden muiden valtion tutkimuslaitosten tutkimusaineistojen arvonmäärityksestä:

Valtionarkisto päätti 5.3.1989, että Ilmatieteen laitoksen jatkuvaluonteisista havainto- ja tutkimusaineistoista perushavaintoaineistot säilytetään pysyvästi, jalostetuista aineistoista vain merkittävät säilytetään pysyvästi ja tutkimustulokset raportteina ja muina julkaisuina säilytetään pysyvästi. Yksittäisten tutkimushankkeiden kenttä- ja muu perusaineisto sekä loppuraportit ovat pysyvästi säilytettäviä, kun taas perusaineistojen analysointi- ja käsittelyvaiheen aineistot määräajan säilytettäviä.

Stakes harjoittaa laajaa sosiaali- ja terveysalaan liittyvää tutkimusta, jonka tutkimusaineistoista arkistolaitos päätti 22.12.2004. Sen mukaan projektien tietokannat ja muut data-aineistot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa, ei kuitenkaan kaikista hankkeista, vaan aineistokohtaisesti tehtävän harkinnan mukaan. Stakesin seulontaesityksessä mainitut työstöaineistot ja pohja-aineistot ovat määräajan säilytettäviä.

Stakesin yksittäisten tutkimusprojektien tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys määräytyy aineistokohtaisen harkinnan perusteella: osa voi olla pysyvästi säilytettävää, suurin osa määräaikaista. Loppuraportit ovat tietenkin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.

Arkistolaitos päätti 17.6.2002 Kansaneläkelaitoksen tutkimus- ja kehittämisyksikön asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä. Sen mukaan tutkimusaineisto, johon kuuluvat kysely- ja haastattelulomakkeet ja rekisteripoiminnat, säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa. Pysyvästi säilytetään myös haastatteluaineisto litteroituna, samoin perusaineistosta muokatut tiedot tutkimustiedostoina. Sen sijaan kvalitatiivinen pohja-aineisto, kuten muistiinpanot, valokopiot arkistolähteistä tms, säilytetään määräajan.

Työterveyslaitosta koskevassa päätöksessä (23.6.2006) arkistolaitos hyväksyi seulontaesityksen, jonka mukaan Työterveyslaitoksen tilaustutkimusten (ts. maksullisten tutkimusten) pohja- ja työstöaineistot säilytetään sopimuksen mukaisesti, muiden tutkimusten vastaavat aineistot säilytetään määräajan. Työterveyslaitos ei kyennyt tuossa vaiheessa esittämään säilytysaikaa niille pohja- ja työstöaineistoille, joita kertyy laitoksessa työskentelevien laatiessa väitöskirjaa. Arkistolaitoksen päätös näiltä osin tehdään myöhemmin.


TUTKIMUSDATAJAOSTON SUOSITUKSET

Tieteellisen informoinnin neuvoston asettama Tutkimusdatajaosto pohti vuosina 1989-1991 valtionarkistonhoitaja Veikko Litzenin johdolla tutkimusdata-aineiston säilyttämiseen, seulontaan ja myöhempään tutkimuskäyttöön liittyviä kysymyksiä. Jaosto esitti laatimassaan muistiossa seitsemän näkökohtaa, jotka tulisi ottaa huomioon tutkimuslaitosten ja yliopistojen tutkimusdata-aineiston pitkäaikaissäilytystä harkittaessa. Nämä samat näkökohdat tulevat alempana esille, kun tarkastelen yliopistojen arkistonhoitajien suosituksia.

Tutkimusdatajaosto korosti, että pysyvästi säilytettävien data-aineistojen valinta lankeaa viime kädessä po. tieteen tai tutkimuksen harjoittajille. Jaosto esitti tieteenalakohtaisten data-arkistojen perustamista, aineistojen huolellista dokumentointia ja erityisen tutkimusaineistorekisterin perustamista.


TUTKIMUSTOIMINTA – ASIAKIRJAT, AINEISTOT, DOKUMENTOINTI

Yliopistojen arkistonhoitajien työryhmä valmisteli vuonna 1997 suosituksen, jonka otsikkona on ”Tutkimustoiminta – Asiakirjat, aineistot, dokumentointi”. Työryhmän tarkoituksena oli kehittää ja selkeyttää yliopistoissa ja korkeakouluissa tehtävän tutkimustoiminnan asiakirjojen ja aineistojen käsittelyä, dokumentointia ja säilytystä koskevia ohjeita ja käytäntöä. Moniste tarjoaa erinomaista pohjatietoa niille, jotka joutuvat suunnittelemaan yksittäisten tutkimushankkeiden asiakirjojen ja aineistojen käsittelyä ja säilytystä sekä laatimaan niitä koskevia laitoskohtaisia ohjeita (ks. esim. http://www.tkk.fi/Yksikot/Muut/Arkisto/tutkimu1.html ).

Työryhmä on ryhmitellyt tutkimustoiminnasta kertyvät asiakirjat ja aineistot kolmeen pääryhmään:

1. virallisasiakirjat
2. tutkimustoiminnan asiakirjat
3. tutkimusaineistot:
3.1 pohja-aineistot
3.2 työstöaineistot

Virallisasiakirjat (1-ryhmä) muodostavat olennaisen osan yliopistojen virallisesta dokumentaatiosta ja arkistoituvat yleis-, henkilöstö- talous- ja kiinteistöhallinnon asiakirjojen joukkoon. Ne liittyvät mm. päätöksentekoon, toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja raportointiin. Näiden laatiminen, käsittely ja säilyttäminen on yleensä ohjeistettu arkistonmuodostussuunnitelmissa, tutkimusoppaissa ja taloussäännöissä.

Tutkimustoiminnan asiakirjoilla (2-ryhmä) työryhmä tarkoittaa varsinaisen tutkimustyön ja tieteenharjoituksen yhteydessä kertyviä suunnittelun, rahoituksen, suorittamisen, raportoinnin ja julkaisemisen asiakirjoja. Näitä ovat mm. tutkimussuunnitelmat, apurahahakemukset, tutkimusvälineiden hankintaa koskevat asiakirjat, tutkimusaineistojen kokoamista ja hankkimista koskevat asiakirjat, kirjeenvaihto, tutkimusten käsikirjoitukset, tieteellisiin kongresseihin, seminaareihin ja kokouksiin osallistumiseen liittyvät asiakirjat sekä varsinaiset tutkimukset, tutkimusraportit ja muut julkaisut. Työryhmän mukaan tutkimustoiminnan asiakirjojen laatimista, käsittelyä ja säilyttämistä on vaikea ohjeistaa. Ne ovat kuitenkin tärkeitä, koska ne osaltaan dokumentoivat ja verifioivat tutkimustoimintaa ja sen tuloksia.

Pohja-aineistoihin (3.1 –ryhmä) kuuluvat tieteen- ja tutkimusalasta riippuen havainto-, koe- ja mittausaineistot, laboratoriopäiväkirjat ja muistiinpanot, kysely- ja haastatteluaineistot, valokopiot eri lähteistä jne. Pohja-aineistot ovat sähköisessä muodossa mitä erilaisimmissa ohjelmistoympäristöissä.

Työstöaineistoihin (3.2 –ryhmä) kuuluvat tulostus-, tarkistus- ja yhteenvetolistat, selvitykset ja vastaavat. On ilmeistä, että yhä useammin tutkimusprosessi etenee pelkästään sähköisessä muodossa, kuten tietojen kokoaminen, hankinta, tarkistukset, analysointi, raportointi ja julkaiseminenkin. Niinpä esim. erityisiä tulostus- ja tarkistuslistoja ei välttämättä enää kerry.

Työryhmän mukaan yliopistojen ja korkeakoulujen tutkimusaineistojen säilytyksestä ei tuolloin (1990-luvulla) ollut riittäviä laitoskohtaisia ohjeita, minkä vuoksi aineistot olivat mikä missäkin, ja joka tapauksessa vaikeasti myöhemmin hyödynnettävissä.

Tutkimusaineistoja voidaan tarvita tutkimusten verifioinnissa, vertailuaineistona jatkotutkimuksissa tai kokonaan uusissa tutkimuksissa ja laajemmin tutkimustoiminnan dokumentoinnissa. Työstöaineistoilla ei ole yhtä suurta säilytysarvoa kuin pohja-aineistoilla, jotka yleensä säilytetään tutkimushankkeittain.

Tutkimusaineistojen säilytykseen vaikuttavat työryhmän mukaan:

- henkilörekistereitä koskeva lainsäädäntö
- tieteen- ja tutkimusaloja koskevat erityissäädökset ja –määräykset
- tutkimuksen yleisen verifioinnin ja dokumentoinnin tarpeet sekä
- säilytyskriteerit, joita työryhmä on luetellut monisteen liitteessä.

Yksi varoittava esimerkki tarpeesta säilyttää tutkimusaineistoja tutkimustulosten verifiointia varten: Useimmat meistä muistavat uutiset eteläkorealaisesta huijaritiedemiehestä, joka väitti vuonna 2005 onnistuneensa kloonaamaan ihmisalkion. Hwang Woo-suk oli väärentänyt tutkimustietoja ja paljastui myöhemmin saatuaan sitä ennen huomattavan kansainvälisen kuuluisuuden. Nyt häntä vastaan käydään oikeutta ja tuomiona voi olla jopa yli 10 vuotta vankeutta. Iltalehti kertoi 26.10.2006 hänen saaneen Venäjän mafialta erittäin rahakkaan toimeksiannon kloonata ensimmäistä kertaa maailmassa mammutti Venäjältä esiin kaivettujen mammutinpalojen avulla. Eipä tästäkään hankkeesta tullut mitään.

Myös se, miten kauan tutkimusaineistoja tulee säilyttää tutkimustulosten verifiointia varten, on arvioitava tiiviissä yhteistyössä ao. tieteen- tai tutkimusalan edustajien kanssa.

Seuraavassa esittelen yliopistojen arkistonhoitajien monisteessaan hahmottelemia säilytyskriteereitä tutkimusaineistoille:

1. Tutkimusaineiston arvonmäärityksen yhteydessä on kiinnitettävä huomiota aineiston synty-ympäristöön, kontekstiin, fyysiseen kuntoon, säilytysmuotoon, laajuuteen, käytettävyyteen ja dokumentoinnin tasoon samoin kuin aineiston säilytys- ja käyttökustannuksiin.

2. Tutkimusaineiston arvonmäärityksessä kiinnitetään huomiota myös aineiston tietosisältöön, sen systemaattisuuteen ja kattavuuteen, tietojen mahdolliseen päällekkäissäilytykseen sekä mahdollisuuksiin yhdistää perustason tietoja muualla säilytettäviin tietoihin.

3. Arvonmäärityksen yhteydessä on otettava huomioon tutkimusaineiston säilyttämistä ja käyttöä koskevat säädökset, määräykset ja sopimukset samoin kuin omistus-, tekijän- ja hallintaoikeudet.

4. Haastavimpia kriteereitä tutkimusaineiston arvonmäärityksessä ovat ehkä kysymykset, miten arvokkaita tai merkittäviä aineistot ovat oikeudellisesti, yhteiskunnallisesti, kulttuurisesti, historiallisesti tai tieteenhistorian kannalta. Herää kysymys, olisiko tähän luetteloon lisättävä vielä jokin muu arviointiperuste?

5. Viimeisenä kriteeriryhmänä työryhmällä on aineiston tieteellinen arvo, jonka määrittelyssä keskeisin rooli tulisi olla po. tieteen- tai tutkimusalan edustajilla. Arvonmäärityksessä tulisi kiinnittää huomiota, missä määrin ja miten kauan aineistoa tarvitaan verifioimassa ja dokumentoimassa tutkimustuloksia. Voidaanko aineistoa käyttää muihin tutkimusaiheisiin kuin siihen, mitä varten se on kerätty? Onko aineistolla kiistaton pitkäaikainen tai pysyvä tieteellinen arvo tai merkitys? Onko aineisto ja itse tutkimuskin kansainvälisesti arvokas tai merkittävä? Ja lopulta, voidaanko tutkimusaineistoa käyttää apuna korkeakouluopetuksessa?


JOHTOPÄÄTÖKSIÄ

Kaikenlaisen tutkimustoiminnan ja kaikenlaisten tutkimusaineistojen arvonmääritykseen ei ole todellakaan helppo hahmotella lyhyitä yleispäteviä ohjeita saatikka määräyksiä, sillä toiminta ja aineistot ovat tavattoman moninaisia.

Tässä yhteydessä rohkenen esittää vain joitakin yleisiä johtopäätöksiä tutkimusaineistojen seulonnasta, sen organisoinnista ja aineistojen säilytyksen ja käytettävyyden varmistamisesta:

- tutkimusaineistojen käsittely ja säilytys on suunniteltava ja ohjeistettava hyvin (viittaan tässä Kansanterveyslaitoksen erinomaiseen käsikirjaan ”Hyvä tutkimustapa Kansanterveyslaitoksessa” (Helsinki 2005), joka löytyy laitoksen kotisivulta:
http://www.ktl.fi/portal/suomi/julkaisu ... isusarjat/
kansanterveyslaitoksen_julkaisuja_b/hyva_tutkimustapa_ktl_ssa/

- Tutkimustoiminnan asiakirjallisia tietoja on arvioitava laajasti, useista näkökulmista, ei suinkaan vain tutkimustoiminnan dokumentoinnin tietotarpeiden näkökulmasta. On otettava huomioon mm. aineiston ainutkertaisuus, käytettävyys ja käyttörajoitukset, kustannustekijät samoin kuin sen yhteiskunnallinen, kulttuurinen, historiallinen ja tieteenhistoriallinen arvo.

- Tutkimustoiminnan johto ja tutkimuksista vastaavat on saatava kantamaan päävastuu yksittäisten tutkimushankkeiden tutkimusaineistojen säilytysarvon määrittelystä.

- Yksittäisten tutkimushankkeiden aineistojen merkitystä on voitava arvioida uudelleen muutaman vuoden kuluttua, jotta voidaan ottaa huomioon tutkimustulosten ja tietojen tieteenhistoriallinen merkitys. Tutkimusaineistojen säilytysarvoa ei voi yksiselitteisesti määritellä ennakkoseulonnalla.

- Yliopistojen arkistonhoitajien suosituksia voidaan käyttää myös valtion tutkimuslaitosten yksittäisten tutkimushankkeiden aineistojen arvonmäärityksessä.

- Valtion tutkimuslaitosten jatkuvasti keräämien mittaus- ja havaintorekistereiden tiedot ovat yleensä pysyvästi säilytettäviä (esim. Suomen ympäristökeskuksen ympäristöhavainnot).

- On varmistettava, ettei korvaamattomia tai arvokkaita tutkimusaineistoja hävitetä ymmärtämättömyyden tai välinpitämättömyyden seurauksena. On luotava menettelytavat, joilla vahingot voidaan estää.

- Tutkimushankkeiden ja tutkimusaineistojen dokumentoinnin merkitystä on korostettava kaikissa suunnitelmissa ja ohjeissa. Ilman kunnollisia dokumentaatioita tutkimusaineistot ovat ”yhtä tyhjän kanssa”, pelkkää roskaa.

- Sähköisessä muodossa pysyvästi tai pitkään säilytettävät tutkimusaineistot on merkittävä arkistonmuodostussuunnitelmaan, niistä on laadittava riittävät dokumentaatiot, mutta sen lisäksi niiden osalta on laadittava säilytysstrategia, tai niiden säilytystä koskevat suunnitelmat on sisällytettävä johonkin muuhun organisaation strategiaan.


SUURIA HAASTEITA EDESSÄMME

Tutkimusaineistojen säilyttämisestä on historiassa hyviä ja huonoja kokemuksia:

Tiedemies Leonardo da Vincin keksintöjä koskevat piirustukset ovat säilyneet kuin ihmeen kaupalla ja ovat olleet valtavan mielenkiinnon kohteina vuosisatojen ajan.

Yhdysvaltain avaruustutkimuslaitos NASA on hukannut mittaustietoja, joita se on kerännyt kymmenien vuosien ajan, ja jopa tallenteita kuukävelyistä.

Miten me suomalaiset onnistumme valitsemaan ja siirtämään meidän aikamme merkittävimmät tutkimustiedot tuleville sukupolville? Millaisia taitoja, yhteistyökykyä ja resursseja se meiltä edellyttää? Joskus tuntuu siltä, että vähintään selvännäkijän (meedion) ja Superarkistonhoitajan ominaisuudet sekä tolkuttomasti rahaa.

Alustukseni Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa 3.11.2006 Helsingissä.
@RCHIVUM 48-2006

Markku Leppänen
Ylitarkastaja
Kansallisarkisto
PL 258, 00171 HELSINKI
Puh. (09) 2285 2233
markku.leppanen@narc.fi

Palaa sivulle “Puheenvuoroja historiasta”