Vuoteen 2050 mennessä julkishallinnon asiakirjahallinnosta yli 95 prosenttia perustuu sähköisten tietojärjestelmien hyväksikäyttöön. Viranomaisten välisessä yhteydenpidossa käytetään laajasti yhteisiä tietojärjestelmiä ja -verkkoja. Kansalaisten yhteydenotoista viranomaisiin enää alle 10 prosenttia tapahtuu paperiasiakirjojen avulla. Kansalaiset asioivat viranomaisten kanssa kotipäätteen, monitoimikännykän tai julkishallinnon palvelukeskuksissa olevien päätteiden avulla.

Eri viranomaisten sähköiset tietojärjestelmät ovat, mikäli hyvin tiukasta yksityisyyden suojasta on luovuttu, keskenään yhteen sopivia tai jopa yhteisiä. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi verkko jonka muodostavat poliisi+syyttäjälaitos+oikeuslaitos+vankeinhoito+sosiaaliviranomaiset. Tai se voisi olla valtakunnallinen sairaanhoidon yksilötason tietorekisteri, vastaavanlainen verotietorekisteri, ympäristötutkimuksen, -hoidon ja -käytön valtakunnallinen ympäristötietorekisteri jne.

Suomen viranomaiset ovat mukana lukuisissa kansainvälisissä YK:n ja EU:n tietojärjestelmissä: kuten Europol, Unesco, OECD, kansainvälinen ympäristövalvontaorganisaatio, patentti- ja tekijänoikeusvalvontaorganisaatiot jne. Suomea ja suomalaisia koskevia tietoja leviää laajalti muihin maihin. Vastaavasti Suomen viranomaisille kertyy runsaasti tietoa kansainvälisestä yhteistyöstä sekä ulkomaista ja -maalaisista.

Sähköiset tietojärjestelmät nähdään strategisena ja kilpailukykyyn vaikuttavana voimavarana. Sen vuoksi valtiovalta ja yritykset panostavat niiden kehittämiseen ja ylläpitämiseen huomattavia voimavaroja. Sen sijaan vanhat paperiarkistot, joita on lähinnä yli 50 vuoden takaa, jäävät vähemmälle huomiolle ja saavat niukalti resursseja. Poikkeuksena julkishallinnon ja yritystoiminnan kannalta tärkeät, strategiset tietovarannot, kuten ympäristö-, väestö-, tekijänoikeus- ja omistukseen liittyvät tiedot.

Asiakirjahallinto/tietohallinto kehittyy nopeasti IT-innovaatioiden ja ohjelmistomarkkinoiden kilpajuoksun tahdissa. Julkinen hallinto seuraa yrityssektorin asiakirjahallinnon jalanjälkiä 2-3 vuoden viiveellä. Arkistotoimen vaatimuksia asiakirjahallinnolle/tietohallinnolle muistutetaan arkistolaitoksen ohjeissa ja määräyksissä, jotka on laadittu suurelta osin EU:n yhteistyöprojekteissa.

Mikäli arkistolaitokselle ei ole annettu riittäviä henkilöresursseja, se on pudonnut ohjeistuksessa "kehityksen kelkasta". Sähköisiä tietojärjestelmiä suunniteltaessa tehtyjä virheitä voi olla teknisesti ja/tai taloudellisesti hyvin vaikea korjata. Joitakin näin syntyneitä sähköisiä tutkimusdata- ja hallinnollisia arkistoja ei voida tai ei kannata säilyttää miltään osin pysyvästi. Julkishallinnon dokumentaatiopeittoon näin syntyvät aukot on pakko hyväksyä.

Arkistolaitoksen kriittisiä menestystekijöitä julkisen asiakirjahallinnon/tietohallinnon ohjauksessa näyttävät olevan resurssien määrä ja valvontajärjestelmän tehokkuus (tiukkuus). Resurssitilanteesta riippuen voimistuvat keskustelut siitä, miten ohjaus- ja valvontajärjestelmää tulisi muuttaa. Saatetaan esittää ohjaus- ja valvontavastuun siirtämistä valtiovarainministeriölle tai valtioneuvoston kansliaan (vrt. Viron malli 1990-luvun lopulla).

Paperiasiakirjoista virtuaalidokumentteihin

Viranomaisten sisäisten ja ulkoisten tietovarantojen välinen raja on hämärtynyt. Viranomaisilla on paljon yhteisiä tietojärjestelmiä, joista dataa siirretään yhä uusiin tietojärjestelmiin. Data on kirjaimellisesti jatkuvassa uusiokäytössä. Toki on myös "palomuurein" suojattuja tietovarantoja, joiden tiedoista vain osa tarjotaan yleiseen käyttöön tietoverkkojen kautta. Miljoonilla linkeillä Suomen julkishallinnon tietovarannot on solmittu tiheäksi kudokseksi, jolla on lukemattomat säikeet myös kaikkialle maailmaan. Tiedot "roikkuvat kiinni" toisissaan.

Kun tietoverkkoihin tarjottujen tietojen määrä on hyvin suuri, tietojen ajantasalla pidosta ei pystytä kunnolla huolehtimaan. Kenen tulisi säilyttää tietoverkossa pyörivä data? Mikä osa datasta kuuluisi arkistoon, mikä osa kirjastoon? Suomen ja Ruotsin kirjastolaitokset ryhtyivät jo 1990-luvulla säilyttämään Internet-kotisivuja; Suomen arkistolaitos on 11.11.1997 edellyttänyt valtionhallinnon organisaatioiden dokumentoivan Internet-kotisivunsa kehitystä ottamalla siitä pysyvään säilytykseen yksittäisiä näytteitä, tulosteita, harkinnan mukaan.

Millainen data, millä hetkellä ajan tasalla oleva data, mihin julkisen hallinnon toimenpiteeseen liittyvä data tulisi säilyttää tutkimusta varten pysyvästi? Miten laajasti arkistolaitos sitoutuu säilyttämään tutkimusta varten yksityisen sektorin, vapaan kansalaistoiminnan ja yksityishenkilöiden sähköisiä tietoaineistoja?

Historiattomaan tietoyhteiskuntaan?

Tietoyhteiskuntaa leimaa "historiattomuus". Yhteiskunta ja kansalaiset ovat kiinnostuneet nykyisyydestä ja tulevaisuudesta, globaaleista ilmiöistä, elämysmatkailusta ja kansainvälisestä viihdetarjonnasta. Suomeen saapuneet siirtolaiset ovat kiinnostuneita lähtömaansa historiasta. Toisen ja kolmannen polven siirtolaiset tutkivat mieluummin isovanhempiensa maata (somali Somaliaa ja venäläinen Venäjää) kuin Suomea.

EU rahoittaa Euroopan yhdentymisen kehitysvaiheisiin kohdistuvia tutkimushankkeita. Ne ovat hyvin haluttuja, koska hankkeisiin osallistuville maksetaan reilusti. EU rahoittaa myös tutkimushankkeita, joissa analysoidaan koko EU-yhteisöä samoilla mittapuilla (tutkimusteemoina esim. rikollisuus ja työttömyys 2000-luvulla). Tällöin haetaan yhteismitallisia tilastollisia ja muita tietoja, jotta ilmiöiden vertailu maittain olisi mahdollista. EU-maiden arkistolaitosten on tehostettava yhteistyötä asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysperiaatteiden ja -kriteerien yhtenäistämiseksi.

Tuhoutuvaa tietoa

Julkishallinnon arvokkaimpia tietoja joudutaan todennäköisesti tallentamaan yhtä aikaa useammalla tavalla ja useilla tietovälinetyypeillä. Tietojen tärkeydestä, rakenteesta ja käyttötavoista riippuu, mihin ratkaisuihin milloinkin päädytään: paperi, mikrofilmi, magnetisoidut tai optisesti luettavat tietovälineet, kenties vielä jokin uusi testit läpäissyt tallennemuoto. On vaikea ennustaa, mikä tallennemuoto on vuonna 2050 vallitseva.

Päällimmäisiä ongelmia ovat edelleen yhä monimutkaisemmat multimediasovellukset, relaatiotietokannat, joihin on integroitu monen tyyppistä dataa, sekä tietojen integriteetin, autenttisuuden ja kontekstin varmistaminen. Sähköisten dokumenttien metadata on tiedon hyväksikäytön A & O. Tietoa siirretään pitkäaikaissäilytykseen seulontapäätösten mukaisesti. Pitkälle kehitettyjen, integroitujen järjestelmien dataa siirretään pitkäaikaissäilytykseen tavoitellen toisaalta suhteellisen laitteisto- ja ohjelmistoriippumatonta muotoa ja toivoen samalla, että data alkuperäistä huomattavasti pelkistetymmässäkin muodossa täyttäisi erilaisten tutkimusten tietotarpeet.

Arkistolaitoksessa on mukauduttu tosiasiaan, että sähköisessä muodossa olevia tietoja tuhoutuu väistämättä konversioiden yhteydessä sillä täydellinen konvertointi olisi liian kallista, lisäksi tietoa tuhoutuu myös erilaisten laiminlyöntien ja onnettomuuksien tuloksena. Pysyvästi säilytettävä tieto menettää siten koko ajan luotettavuuttaan. Tiedon käyttäjän tehtävänä on etsiä samaa tietoa esimerkiksi väestötietoa useammasta lähteestä ja eri tietovälineiltä, jotta hän voisi perustaa johtopäätöksensä vähän luotettavammille faktoille.

Suomen arkistolaitos on säilyttänyt 1900-luvulta alkaen pysyvästi julkishallinnon henkilöasiakirjoja syntymäpäiväotantamenetelmällä valittuina otoksina (kuukauden 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden tiedot). Tämä suuri tutkimuspoliittinen ratkaisu on lopultakin käytännössä testattu. Tutkijat ovat 2000-luvulla saaneet käyttöönsä henkilötietosuojasta vapautuneita sairauskertomuksia, veroilmoituksia jne. Mutta ovatko niihin tarttuneet muutkin kuin sukututkijat? Ovatko valitut kohortit eli väestöryhmät soveltuneet eri tieteen- ja tutkimusalojen tutkimuskohteiksi? Aiheuttiko pitkä salassapitoaika sen, että säilytetyt henkilötiedot olivatkin potentiaalisille tutkijoille jo liian vanhoja?

Mitä johtopäätöksiä arkistolaitoksen tulisi tehdä em. trendeistä ja haasteista? Miten ankarasti julkishallinnon 1900-luvun asiakirjoja tulisi seuloa? Ajanjaksolta 1950-2000 on viranomaisille kertynyt valtavasti paperiasiakirjoja; kokonaisluku selviää vuoden 2001 alussa tehtävällä kyselyllä.

Arkistolaitos 2050

Arkistolaitos kerää valtion virastojen/laitosten pysyvästi säilytettäviä tietoaineistoja suojiinsa. Vuonna 2050 julkishallinnon suurimmat paperimuodossa syntyneet arkistot on jo siirretty arkistolaitoksen yksiköihin. Virastot/laitokset voivat muuttaa paperiarkistoille varaamansa tilat sähköisten tietovälineiden säilyttämiseen sopiviksi ja loput tilat muuhun käyttöön.

Helsingin Kruununhaassa maan alle 2020-luvulla Kansallisarkistolle louhittu suuri arkistoluola on täyttynyt. Lisätilaa on jouduttu hankkimaan muualta. Keskustan kiinteistökustannukset ovat kohonneet valtavasti. Arkistojen säilytyskustannukset olivat 1990-luvun lopulla 100mk/hm/vuosi, vuonna 2050 noin 500 euroa/hm/vuosi. Kustannussäästöjen vuoksi lisätilat on kunnostettu entisestä tehdasrakennuksesta 50 kilometrin päässä Helsingistä (vrt. Ruotsin Valtionarkiston Arningen toimipiste vuonna 1999).

Arkistolaitoksessa perinteisillä tietovälineillä olevia asiakirjoja ja niiden hakemistoja on vuoteen 2050 mennessä digitoitu laajasti. Digitoitu aineisto ja niihin liittyvä arkistotietokanta ovat yleisessä tietoverkossa. Arkistotietokanta kattaa 90 prosenttia arkistolaitoksen asiakirjoista. Sen ulkopuolella ovat viimeksi tulleet virastojen/laitosten ja yksityisten arkistosiirrot ja -luovutukset sekä yksityisarkistot, joita tehtyjen sopimusten mukaan ei saa vielä esitellä arkistotietokannassa.

Asiakirjojen digitointisuunnitelmia on laadittu viisivuotissuunnitelmina. Millä kriteereillä digitoitavat aineistot on valittu? Valtasiko arkistolaitoksen 2000-luvun alussa "digitoinnin huuma", halu siirtää koko Suomen asiakirjallinen kulttuuriperintö digitaaliseen muotoon ja tietoverkkoihin (vrt. Juhani Tikkasen artikkeli Digitoinnin huumaa vai todellista sisältöä?, Arkistoviesti 4/1998)? Oliko tarkoituksenmukaista digitoida systemaattisesti 1900-luvun alkupuoliskon ja sitä vanhempia asiakirjoja? Useimmat pitivät järkevänä digitoida kaikki keskeiset arkistohakemistot, ml. diaarit ja niitä vastaavat erityisrekisterit.

Miten arkistolaitos on onnistunut sovittamaan suunnitelmansa yhteen niiden väestötietokantahankkeiden kanssa, joita on ollut esim. Suomen Sukututkimusseuralla ja Karjala-tietokantaprojektilla?

Muodostuiko arkistolaitoksen Internet-kotisivusta 2000-luvun alussa helppokulkuinen käytävä muualla säilytettäviin suomalaisiin data-arkistoihin ja EU:n data-arkistoihin? Suomen elektroninen Kansallisarkisto olisi paljolti virtuaaliarkisto, pääosin muualla säilytettävän datan tarjoilupöytä kaikkine herkkuineen.

Arkistolaitoksen arvokkaimmiksi katsottuja, huonokuntoisia ja eniten käytettyjä virka- ja yksityisarkistoja on mikrokuvattu vielä 2000-luvulla (turvakopiointi). Mikrokuvauksesta luovutaan vähitellen, mutta itse tekniikka ja laitteistot ovat yhä käyttökelpoisia. Asiakirjojen digitointi syrjäyttää mikrokuvauksen.

Arkistolaitoksen yhteydessä toimii REPRO-niminen yritys (vrt. Ruotsin SVAR), joka valmistaa ja myy mm. optisia levyjä ja mikrojäljenteitä. Näille on tallennettu väestöluetteloita ja muita henkilöhistoriallisia tietoaineistoja sekä Suomen historian ja Euroopan yhdentymiskehityksen tutkimuksen kannalta keskeisiä tietoaineistoja. Optisilla levyillä voi saada tietokokonaisuuksia lukuisista teemoista, kuten Suomen itsenäisyyden historia, Talvi- ja Jatkosota, siirtolaisuus Suomesta, vähemmistöt Suomessa ja Suomen kartografia. Optisten levyjen tietosisällön voi ostaa myös tietoverkon kautta. - VN:n selonteossa eduskunnalle pitkän aikavälin tulevaisuudesta (Suomen tulevaisuus ja toimintavaihtoehdot. Helsinki 1993, s. 69) ennakoitiin julkisen sektorin ja yksityisen sektorin raja-aidan madaltuvan. Tulevina vuosikymmeninä syntyy sen mukaan aivan uudenlaisia julkisten ja yksityisten palvelujen, rahoituslähteiden ja voimavarojen samoin kuin ammattilaisten, maallikoiden ja vapaaehtoisten yhdistelmiä.

Vuoden 2050 suomalaiset ovat tottuneet saamaan julkishallinnon ja yritysten palvelut tietoverkkojen kautta, multimediasovelluksina, optisina levyinä tai vastaavilla tietovälineillä. Voiko arkistolaitos 2050-luvulla tukeutua asiakaspalvelussaan mikrofilmijäljenteisiin? Paperitulosteiden käyttöä pysyvästi säilytettävän tiedon tallennusmuotona joudutaan harkitsemaan vain poikkeuksellisen arvokkaiden tai hyvin suppeiden tietoaineistojen yhteydessä? Ovatko Suomen väestötiedot vuoteen 1900 asti jo syötetty yhtenäiseksi tietokannaksi vai sadoiksi erillisiksi tietokannoiksi, joista tietoa voi silti hakea yhtä aikaa? Onko arkistolaitos päättänyt hävittää joitakin alkuperäisiä asiakirjoja sen jälkeen, kun niillä olevat tiedot on luotettavasti siirretty digitaaliseen muotoon?

Vuoteen 2050 mennessä on kolme maakunta-arkistoa lakkautettu pahimman talouslaman aikoina. Perustelut: julkishallinnon säästötarpeet, väestöpohjan huomattava väheneminen Tampere-Kouvola-linjan pohjoispuolella ja etäasiakkaiden lisääntyminen. Jäljelle jääneitä maakunta-arkistoja (lääninarkistoja) on laajennettu huomattavasti. Niillä on kullakin oma profiilinsa arkistolaitoksen sisällä (osa yhteisistä tehtävistä). Toisaalta on perustettu Vähimmistökulttuurien tietokeskus (kirjasto+arkisto+museo), joka palvelee voimakkaasti lisääntyneitä siirtolaisryhmiä. Sen perustamiseen johtivat poliittiset paineet.

Onko Kansallisarkistosta kehittynyt "täyden palvelun" arkistolaitos? Tarjoaako Kansallisarkisto asiakirjallista kulttuuriperintöä yhtä laajasti kuin esim. Yhdysvaltain ja Kanadan kansallisarkistot? Laajoja kuva-, elokuva- ja äänitekokoelmia? Tuskinpa. Kansallisarkistosta tuskin löytyy vuonna 2050 museaalista aineistoa (esim. rikoksentekovälineitä; erään väitteen mukaan JFK:n aivoja on säilytetty Yhdysvaltain Kansallisarkistossa), ei taidekokoelmia (kuten Kanadan Kansallisarkistossa), tuskin väestön DNA-data-arkistoakaan (säilyttäjänä kansanterveyslaitos). Todennäköisesti Kansallisarkisto säilyttää perinteisten aineistojen lisäksi suuria julkishallinnon data-arkistoja. Niiden siirto Kansallisarkistoon on sopimuksenvaraista, ei niin systemaattista kuin oli paperiasiakirjojen siirto Kansallisarkistoon 1900-luvulla.

Miten arkistolaitoksen tulisi reagoida em. haasteisiin, miten suunnitella toimintansa ja toimitilansa? Suuri osa arkistotutkimuksista tehdään tietoverkkojen kautta (asiakaskontakteista yli 50 %) sekä kotiin hankittujen optisten levyjen ja mikrojäljenteiden avulla. Paikan päällä tutkitaan niitä arkistolähteitä, joita ei ole skannattu eikä mikrokuvattu. Niitäkin koskevat hakemistot ovat tietoverkossa. Miten paljon atk-työasemia ja mikrofilmilukulaitteita olisi hankittava tutkijasaleihin? Sallitaanko laserlukukynien kaltaisten skannauslaitteiden käyttö? Mikä on itsepalvelun osuus tutkijasaleissa? Mikä osa itsepalvelusta on maksullista palvelua?! Millaiset tietotaidot tutkijasalin päivystäjät tarvitsevat?

Asiakirjahallinnon, tietopalvelun ja arkistotoimen ammattilaisen rooli 2050

Millaisiin tietotaitoihin kiinnitetään päähuomio vuonna 2050 uusia virkamiehiä rekrytoitaessa? Ylemmillä virkamiehillä ja erityisasiantuntijoilla on korkeakoulututkinto, mutta mitä oppiaineita siihen sisältyy? Onko useimpien pääaineena ollut informaatiotutkimus, information management/records management, atk vai joku humanistinen oppiaine? Mikä asema arkistotieteellä ja -toimella on ollut koulutuksessa? Ammattikunnan edustajien pääsy mukaan viraston/laitoksen toiminta- ja tietojenkäsittelyprosessien kehittämishankkeisiin on arkistotoimen tavoitteiden kannalta "tuhannen euron kysymys". Vaatimattomampiin alan tehtäviin valitaan "reippaita ylioppilaita", jotka sisäisen koulutuksen kautta voivat yletä keskivaativiin tehtäviin. Ammattikunnan sisäiset palkkaerot voivat muodostua huomattavan suuriksi.

Amerikkalainen David O. Stephens pitää mahdollisena, että sikäläinen asiakirjahallinnon ammattikunta hajoaa kahtia: parempi- ja huonompiosaisiin (ks. em. Records Management Quarterly, s. 9). Kansallisarkiston asiakirjahallintoyksikön johtajan Jari Lybeckin mukaan suomalaisen ammattikunnan tulevaisuus voitaisiin nähdä vähän optimistisemmin. Suomen runsas ja monipuolinen koulutustarjonta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alalla sekä profession suhteellinen kiinteys ja yhteinen ammatti-identiteetti vaikuttavat sen, ettei kahtiajako meillä muodostune ammattikunnan keskeiseksi tunnuspiirteeksi (Sähköinen asiakirja tiedon välittäjänä ja säilyttäjänä, Arkistoviesti 2/1998, s. 8).

Arkistotilat 2050

Suomen Kansallisarkiston asiakirjoja on ollut 1950-luvulta alkaen sekä maan päällä että alla. Sodat ja tulvat eivät ole päässeet vahingoittamaan niitä. Neuvostokoneiden pommit silppusivat ja polttivat maakunta-arkistojen maanpäällisissä tiloissa säilytettyjä asiakirjoja. Muissa maissa 1900-luvun lopulla on rakennettu valtavia arkistobunkkereita maan päälle (esim. Lontoon lähellä PRO Kew'ssa ja Kanadan Gatineaussa, ks. Kari Tarkiaisen artikkeli Käynti Kanadan Kansallisarkistossa Ottawassa, Arkistoviesti 3/1998).

Suomen Kansallisarkisto on vuoteen 2050 mennessä saanut lisää kokemuksia maanalaisista arkistoista. Kruununhaan alle louhittu arkistoluola on ollut käytössä noin 30 vuotta. Tilat ovat täynnä keskushallinnon paperiasiakirjoja. Kansallisarkiston sähköisten asiakirjojen säilytystilojen rakentamis- ja ylläpitokustannukset riippuvat pitkäaikaissäilytyksessä käytettävien tallenteiden ominaisuuksista (ilmastovaatimuksista). Virastot/laitokset (arkistonmuodostajat) saavat säästöjä siitä, että arkistotilan tarve vähenee huomattavasti. Vuosituhannen vaihteessa käytetyt magnetisoidut tietovälineet edellyttivät kuitenkin kalliita erikoistiloja (tarkoin säädellyn ilmaston). Niinpä virastot/laitokset etsivät mahdollisuuksia säästää näissäkin kustannuksissa.

Vuosituhannen vaihteessa syntyi Suomessa palveluyrityksiä, jotka tarjosivat asiakirjojen/tietojen, erityisesti datan säilytys- ja tietopalveluja yrityksille ja viranomaisille. Liiketoimintaperiaatteet haettiin Yhdysvalloista ja Ruotsista. Osa yrityksistä on ollut kotimaisia, useammat kansainvälisiä. Yritykset houkuttelevat sellaisia julkisen hallinnon organisaatioita, jotka keräävät ja joutuvat ylläpitämään erittäin suuria sähköisiä arkistoja. Kansainvälisillä yrityksillä on käytettävissään monipuolisimmat ja uusimmat IT- ja ohjelmistopalvelupaketit. Julkishallinnon sähköisten arkistojen konvertointi- ja muut ylläpitotehtävät on useissa tapauksissa kilpailutettu, eivätkä julkishallinnon omat, vastaavia palveluja tarjoavat organisaatiot ole pärjänneet kilpailussa. Euroopan unionin ja kansallisen ulkoasiain-, puolustus- ja poliisihallinnon sähköisten arkistojen säilytys- ja ylläpitotehtäviä ei Suomessa ole vielä ulkoistettu.

Katse tulevaisuuteen

Toimintaympäristön kehityssuuntia tunnistamalla ja skenaarioita hahmottamalla ja analysoimalla parannamme mahdollisuuksiamme kestävien, oikeiden valintojen tekemiseen.

Kansakunta ja ammattikunta hakee suuntaa tulevaisuudelleen. Tulevaisuus syntyy valinnoista. Menneisyyden olemme jo kokeneet, nyt on aika tehdä tulevaisuutta.
Helsingissä 4.1.1999
Markku Leppänen ylitarkastaja
Kansallisarkisto

Sisällysluettelo 1/99
Agricolan Tietosanomien pääsivulle