Markku Leppänen
Viestit: 66
Liittynyt: 07.02.06 10:19

Miten asiakirjallinen kulttuuriperintö tulisi valita?

30.05.06 10:23

@RCHIVUM 23-2006: MITEN TULISI VALITA ASIAKIRJALLINEN KULTTUURIPERINTÖ?


Markku Leppänen: Suomen 7. arkistopäivien (23.-24.5.2006) työryhmässä nro 2 ("Arkistoteorian, arkistotieteen ja arkistokoulutuksen nykytila") pitämäni alustus.

JOHDANTO
Miten tulisi valmistella seulontateorian nykytilaan liittyvä 20 minuutin alustus arkistopäiville? Syventyisinkö seulontateoriaa koskevaan kansainväliseen keskusteluun vaiko käsiteanalyysiin? Vertailisinko eri seulontateoreettisten mallien ominaisuuksia ja niiden sovellusten käytännön tuloksia? Pitkän pohdinnan jälkeen valitsin aiheeksi kysymyksen: "Miten tulisi valita asiakirjallinen kulttuuriperintö?"

Alustukseni kysymykset nousevat esille suomalaisesta arkistomaailmasta, tarkemmin sanoen viranomaisarkistojen seulonnasta. Käsittelytapa on käytännönläheinen ja sisältää ripauksen ennakkoluulottomuutta ja provokaatiota. Se sopinee juuri tällaisessa työryhmässä.

En esiinny tässä arkistolaitoksen edustajana, sillä olen heittänyt seulontakoordinaattorin naamarin ja viitan tuolilleni kuin Lordi ikään, enkä siten aio julistaa vain arkistolaitoksen määrittelemiä totuuuksia. Olen kyllä aikanaan osallistunut arkistolaitoksen seulontapolitiikka- ja strategialuonnoksen laatimiseen. Hanke käynnistettiin vuonna 1997 ja asiakirjaluonnos on nyt odottanut vahvistamista kolmatta vuotta.


"ASIAKIRJALLINEN KULTTUURIPERINTÖ" - MITÄ IHMETTÄ?


Arkistolain (831/94) 4 §:n mukaan "arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys..." Samaa käsitettä on käytetty myös lain perusteluissa määrittelemättä sielläkään, mitä sillä tarkoitetaan. Vastaava tilanne on Ruotsin arkistolain kohdalla: ei määritelmää. Määritelmää en ole löytänyt Suomen arkistolaitoksen strategiasta vuodelle 2010 enkä muualtakaan.

Mitä ihmettä me sitten rajaamme viranomaisarkistoista ja säilytämme satoja vuosia kulttuuriaarteina? Eikö seulonnan päätavoite tulisi jollakin tavalla määritellä ohjenuoraksi toimijoille ja tiedoksi niille, jotka ulkopuolisina arvioivat toimintamme tavoitteita ja tuloksia? Miksi lainsäätäjä ei ole määritellyt tai edes luonnehtinut näin keskeistä käsitettä? Ehkä se on otettu arkistolakiin ja sen perusteluihin helppona kokoavana käsitteenä kuvaamaan kansalllisesti merkittävimpiä aineistoja samalla tavoin kuin vastaavan tyyppisiä käsitteitä on käytetty museo- ja kirjastotoimen aineistoista. Entinen valtionarkistonhoitaja Kari Tarkiainen on Arkistoyhdistyksen vuoden 2000 syysseminaarissa todennut, että käsite "kulttuuriperintö" vakiintui Suomessa 1980-luvun lopulla museoiden, kirjastojen ja arkistojen aineistojen yleisnimitykseksi.

Käytännössä "kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö" rajautuu julkishallinnon osalta pääasiassa arkistonmuodostajien ja arkistolaitoksen yhteistyön tuloksena. Siihen kuuluvat lisäksi yksityisten yhteisöjen, yritysten ja yksityishenkilöiden toiminnasta kertyneet asiakirjat, mutta missä laajuudessa ja miten valittuina, sen jätän muiden muussa yhteydessä tarkasteltavaksi.

Oma ehdotukseni "kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön" määritelmäksi on seuraava:
Historian- tai muun tutkimuksen kannalta, kansakunnan ja kansalaisten itseymmärryksen kannalta tai muuten kansallisesti merkittävät asiakirjat.
En ole törmännyt käsitteeseen "kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö" muiden maiden kuin Suomen ja Ruotsin arkistolainsäädännössä, ulkomaisessa arkistokirjallisuudessa kylläkin. Yhdysvaltain liittovaltion seulontapolitiikka-asiakirjassa käytetään mm. käsitettä "national experience", "kansakunnan kokemuspiiri", joka ei viittaakaan asiakirjoihin vaan siihen, mistä asiakirjat kertovat, ts. kokemuspiiriin. Näyttää siltä, että muissa maissa seulonnan tavoitteet on ilmaistu muulla tavoin, monisanaisemmin, usein luetteloina, erityisissä seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjoissa. Aionkin seuraavassa siirtyä tarkastelemaan näitä asiakirjoja.


KÄSITTEET "SEULONTAPOLITIIKKA" JA "SEULONTASTRATEGIA"

Ensiksi kuitenkin määrittelen pari keskeistä käsitettä ja seulonnan eettiset arvot. "Seulontapolitiikalla" ymmärrän toiminnan tavoitteellista linjausta ja "seulontastrategialla" menetelmiä ja keinoja, joiden avulla seulontapolitiikkaa toteutetaan.


SEULONNAN EETTISET ARVOT

Seulontapolitiikka-, -strategia ja -toiminta ovat aina sidoksissa kulloisenkin yhteiskunnan arvoihin eli niihin liittyy aina jonkin verran subjektiivisuutta. Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa vuonna 2003 ehdotin seulonnalle seuraavia eettisiä arvoja, jotka nojaavat pääosin perustuslaissa mainittuihin perusoikeuksiin:
  • 1. tieteen ja tutkimuksen vapaus
    2. demokratian tukeminen
    3. yhdenvertaisuus, asenteettomuus, puolueettomuus, sitoutumattomuus
    4. vähemmistöjen oikeuksien suojaaminen
    5. yksityisyyden suoja
    6. päätösten kontrolloitavuus
Tarkasteltaessa eri maiden arkistotoimen ja -hoidon historiaa useiden vuosikymmenten perspektiivillä käy ilmi, miten yhteiskunnan arvot ovat todellakin muuttuneet ja vaikuttaneet siihen, miten asiakirjoja on käsitelty ja seulottu.


SEULONTAPOLITIIKAN TAVOITTEIDEN MÄÄRITTELYÄ

Miten Suomessa on määritelty julkishallinnon seulontapolitiikan tavoitteita? Vuosikertomuksissaan ja virallisissa yhteyksissä arkistolaitos on määritellyt tavoitteeksi, että "pysyvään säilytykseen siirtyvät asiakirjat sisältävät yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävää tietoa suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa".

Määritelmässä on esitetty laadullinen tavoite erittäin yleisellä tasolla: "yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävää tietoa". Yhtä hyvin voitaisiin sanoa "tärkeää", "keskeistä", "olennaista" tms. tietoa. Määritelmässä on myös taloudellisuus- eli kustannussäästötavoite sekä käytettävyystavoite. Mutta näiden ilmaisujen pohjalta ei todellakaan ole helppo siirtyä operatiiviselle tasolle; yhtä ja toista tavoitteiden lisämääritytelyä ja tarkennusta tarvitaan.

Arkistotoimikunnan (1977:65) mietinnön tekstiä vuodelta 1977 mukaillen on nyt luonnoksessa arkistolaitoksen seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjaksi määritelty organisaatiotason seulontatavoitteiksi, siis organisaatiokohtaisiksi seulontatavoitteiksi seuraavaa:
"Organisaation pysyvästi säilytettävät tiedot valaisevat organisaation kehitysvaiheita, eri aikoina tehtävien hoidossa ja päätösten teossa noudatettuja periaatteita ja menettelytapoja, aikaansaatuja tuloksia sekä henkilöstöä. Päämääränä on säilyttää pysyvästi näitä asioita kuvaavat keskeiset kokonaisuudet".
Määritelmässä ei ole mitään viittausta toimintaympäristön kehitykseen eikä organisaatioiden ja kansalaisten väliseen vuorovaikutukseen.

Mikäli tyytyisimme seulonnan tavoiteasettelussa vain organisaatiotason tavoitemäärittelyihin, tarjoaisimme ulkopuolisille itse asiassa kuvauksen vain siitä, miten ison palapelin yksittäiset palaset tulisi muodostaa (lähinnä: keskeiset tiedot organisaatiosta, niiden toiminnasta ja tuloksista). Itse iso palapeli jäisi hahmottamatta eikä ulkopuolisille tarjottaisi mahdollisuutta arvioida sitäkään, miten hyvin/huonosti palasilla voidaan rekonstruoida kokonaisuus: yhteiskunta toimijoineen, prosesseineen ja ilmiöineen.

Olen viimeksi seulontaseminaarissa maaliskuussa 2006 esittänyt seulonnan tavoitteiksi seuraavaa:
1. Kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön rajaaminen ja säilyttäminen satoja vuosia kulttuuri- ja sivistyselämää, erityisesti tutkimusta varten.

2. Arkistot seulonnan jälkeenkin säilyvät menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjoavat monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille.
Tämä tavoitteen määrittely vastaa erityisesti kysymyksiin, kenelle ja mihin tarkoituksiin osa asiakirjoista rajataan pysyvään säilytykseen. Määritelmä tuo seulontaan asiakirjojen käytön lähestymistavan.

Arkistoneuvos Eljas Orrman on Euroopan unionin jäsenmaiden arkistojulkaisussa nimeltään INSAR (Number 6, Winter 1998-1999) määritellyt vuonna 1999 Suomen arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteiksi seuraavaa:
Säilyttää oikeudenmukainen ja monipuolinen dokumentaatio ei vain hallintotoimista ja poliittisesta elämästä vaan myös eri väestöryhmistä ja yhteiskunnallisista ilmiöistä. Tämän tavoitteen mukaisesti seulonnalla pyritään siihen, että koko yhteiskunta on dokumentoituna pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa samalla intensiteetillä ja edustavuudella.
Tämä tarkoittaa mm. sitä, ettei yhteiskunnan eliittiä Suomessa kohdella julkishallinnon asiakirjoja koskevissa seulontapäätöksissä ja otantaratkaisuissa muista väestönosista poikkeavalla tavalla, kuten eräissä muissa maissa. Orrmannin määritelmässä huomio kiinnittyy myös yhteiskunnallisiin ilmiöihin, jotka on tiedostettava ainakin suurten otantaratkaisujen yhteydessä.

Useiden maiden seulontapolitiikka- ja/tai seulontastrategia-asiakirjoissa esiintyvät jossakin muodossa kannanotot siitä, minkä roolin viranomaistoiminnan ohella kansalaisten aktiviteetit saavat pysyvästi säilytettävässä aineistossa. Millä painoarvolla kansalaisten näkökulma huomioidaan, jos ollenkaan?

Ääriesimerkkinä voidaan kuvitella teoreettinen ja miksei käytännönkin seulontamalli, jossa lähestymistavat on valittu niin, että seulonnan lopputulos tarjoaa tutkijoille karrikoiden ilmaistuna seuraavat tiedot:
Olipa kerran satoja viranomaisorganisaatioita omine tehtävineen, prosesseineen ja tuloksineen.
Tästä lopputuloksesta hallinto- ja organisaatiohistorioitsijat olisivat varmasti mielissään. Tässä seulontamallissa kansalaisten rooli ja toimintaympäristön merkitys ovat minimissään. Viranomaisten rutiiniasioihin liittyviä asiakasakteja tuskin säilytettäisiin pysyvästi, koska toiminnan tulosten kuvaamiseen riittäisivät vuositilastotkin.

Toisena ääriesimerkkinä voisi olla seulontamalli, jonka soveltaminen tuottaisi tutkimukselle seuraavan lopputuloksen:
Olipa kerran kansalaisyhteiskunta viranomaisten, kansalaisten ja ympäristön välisine moninaisine vuorovaikutuksineen.
Tällöin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja valittaessa tulisi kiinnittää erityistä huomiota kansalaisiin toimijoina ja viranomaistoimien objekteina sekä suhteessa ympäristöön. Viranomaisten asiakasakteja ja eri tavoin ympäristöä dokumentoivia asiakirjoja säilytettäisiin laajasti. Ainakin mikrohistorian ja kansalaisten arkielämän tutkijat, sukututkijat ja ympäristötutkijat olisivat ilmeisen tyytyväisiä tarjolla olevaan laajaan lähdeaineistoon.

On selvää, ettei kumpikaan em. äärimalleista sellaisenaan riitä: ne ovat liian yksipuolisia. Kutsun niitä "Yhden silmän -strategioiksi". Miten edellä kuvattuja seulontamalleja voisi konkretisoida? Eräs arkistolaitoksen seulontapäätös tai oikeammin otantapäätös havainnollistaa viranomaiskeskeisen lähestymistavan heikkouksia.

Arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) oli vuonna 1990 päättänyt (9.2.1990; VA 85/33/88) säilyttää ulosottoviranomaisten asiakastiedot pysyvästi vain nollaan päättyviltä vuosilta. 1980/1990-lukujen vaihteen talouskriisi ajoi tuhansia yrityksiä ja yksityisiä henkilöitä konkurssiin ja ulosottoviranomaisten asiakkaiksi. Nollavuosiin perustuva aikasarjaotanta uhkasi jättää velkaantumisilmiön huippuvaiheen asiakirjat ja tiedot tutkijoiden ulottumattomiin.

Oikeusministeriön pyynnöstä arkistolaitos otti vanhan otantapäätöksen uudelleen harkittavaksi ja vaihtoi pääasialliseksi otantamenetelmäksi syntymäpäiväotantamenetelmän (18.12.2003; KA 116/43/03). Osa velkaantumisilmiön huippuvaiheen (1990-luvun alkupuolen)ulosottoasiakirjoista oli kuitenkin jo ehditty hävittää vanhan päätöksen perusteella. Kansalaisten arkipäivän ja ylivelkaantumisilmiön kehityksen näkökulmasta mekaaninen nollavuosiotanta oli liian viranomaispainotteinen. Sen lisäksi vanhalla otantaratkaisulla ei tarjottu tutkijoille mahdollisuuksia selvittää, mitkä kaikki tekijät johtivat ylivelkaantumiseen ja mitä siitä kansalaisille seurasi myöhemmässä elämässä. Yksityiskohtaisemmat taustaselvitykset yksilötasolla olivat likipitäen mahdottomia. Nämä tutkimusmahdollisuudet tarjoaa nyt sovellettava syntymäpäiväotantamenetelmä, kun ulosottoviranomaisten aineistoa voidaan täydentää lukuisten muiden viranomaisten samoja henkilöitä koskevilla aineistoilla.

Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva on uunituoreessa laitoksen vuosikertomuksessa (2005) puuttunut julkishallinnon asiakirjojen seulontapolitiikan tavoiteasetteluun. Hänen mukaan viranomaisten asiakirjojen arvonmääritys "edellyttää kokonaiskuvaa siitä, millaisia käyttötarpeita kohdistuu valtionhallinnon aineistoihin tulevina vuosikymmeninä ja vuosisatoina ja mikä on niiden arvo suomalaiselle tutkimukselle ja historialliselle itseymmärrykselle".

Tässä tavoiteasettelussa on mukana asiakirjojen käytön lähestymistapa ja edellä käyttämäni ilmaisu "suomalaisten itseymmärrys".

Edellä esitetyn perusteella olen hahmotellut seulontapolitiikan tavoitteiksi seuraavaa:
Kulttuuri- ja sivistyselämää, erityisesti tutkimusta varten säilytetään pysyvästi:

1. asiakirjat, jotka olennaisella tavalla valaisevat keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, viranomaisten toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,

2. asiakirjat, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, yhteiskunnallista, talous-, kulttuuri-, ympäristö- ja väestökehitystä,

3. asiakirjat, jotka olennaisella tavalla valaisevat tieteellisen tutkimuksen kehitystä.

Miten muissa maissa seulontapolitiikan tavoitteita on määritelty?

Itse kukin voi tutustua muiden maiden seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjoihin helposti, koska ne löytyvät yleensä verkosta. Mm. Yhdysvalloissa, Kanadassa, Australiassa, Hollannissa ja Virossa julkishallinnon seulontapolitiikan tavoitteita määriteltäessä on lueteltu yhteiskunnallisia päätehtäviä ja aihealueita, joita dokumentoivat keskeiset asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi. Miksi Suomessa ei ole päädytty tällaiseen ratkaisuun? On väitetty, että tehtävä- ja aihealueluettelot väistämättä rajaisivat joitakin tehtäviä ja aihealueita ulkopuolelle ja tästä olisi enemmän haittaa kuin hyötyä itse asialle. Toisaalta joissakin maissa, kuten Kanadassa ja Hollannissa, on tällaisia luetteloita laadittu hallinnonalakohtaisissa, rajatummissa seulontasuunnitelmissa.


SEULONTASTRATEGIAN VAIHTOEHTOJA - ONKO NIITÄ?


Onko Suomen arkistolaitoksen seulontastrategia oikea ja tarkoituksenmukainen, jos ja kun otetaan huomioon, mitkä ovat seulontapolitiikan tavoitteet sekä arkistonmuodostajissa ja arkistolaitoksessa käytettävissä olevat vähäiset henkilöresurssit? Nykyinen seulontastrategia ei suinkaan ole ainut mahdollinen menetelmien ja keinojen yhdistelmä, mikä käy ilmi perehdyttäessä muiden maiden käytäntöihin. Epäilemättä me suomalaiset olemme onnistuneet kansainvälisessä vertailussa varsin hyvin mm. kehittämällä jo 1980-luvulla arkistonmuodostussuunnitelmiin perustuvan ennakkoseulonnan. Mutta, kuten sanotaan, aina on parannettavaa...

Arkistolaitoksessa tarkastellaan arkistonmuodostusta ja aineistoja useista näkökulmista, edetään analyysissa ylhäältä alaspäin (TopDown-malli) ja sovelletaan sekä makro- että mikroseulontaa. Lähestymistavat, joita olen esitellyt Kansallisarkiston järjestämillä kursseilla, ovat tiivistäen seuraavat:
  • 1. arkistonmuodostaja: tehtävät, toiminnan laaja-alaisuus ja vaikutukset, asema hallintohierarkiassa, toimintaprosessit, organisaatio ja sen vaiheet

    2. arkisto: arkistonmuodostuksen ja arkiston rakenne, arkistointijärjestys, tehtävien ja asiakirjojen väliset suhteet, tietojärjestelmät, rekisteröintitavat ja -kaavat, asiakirjojen toiminnalliset ja sisällölliset suhteet, asiakirjojen tietosisältö ja määrä, tietojen ainutkertaisuus

    3. asiakirjojen käyttö: asiakirjojen tähänastinen käyttö virkatoiminnassa sekä oikeuksien ja etuuksien todistamisessa, asiakirjojen vastaiset käyttömahdollisuudet

    4. toimintaympäristö: toiminnan kohteet, ilmiöt ja muu toimintaympäristö

    5. kustannustekijät: seulonnasta/otannasta, säilytyksestä ja käytöstä aiheutuvat kustannukset
Seuraavassa olen poiminut seulontastrategiaan liittyen pari näkökohtaa työryhmän keskustelun aiheiksi.

"Asiakirjallisen kulttuuriperinnön" määrittelijät

Keiden tulisi osallistua pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrittelyyn? Teoriassa ja käytännössäkin on useita vaihtoehtoja ja niiden yhdistelmiä: arkistonmuodostaja yksin; arkistolaitos yksin; em. osapuolet yhdessä (nykyinen käytäntö Suomessa); asiantuntijaelin, joka voi koostua useista tahoista, ml. tutkijayhteisöjen edustajista; em. asiantuntijaelin lausunnon antajana, mutta arkistolaitos päättävänä organisaationa; lakiasäätävä elin tai muu yleisen toimivallan omaava organisaatio (päätös ainakin osasta aineistoa).

Nykyinen työnjako viranomaisten asiakirjojen seulonnassa perustuu Suomessa arkistolain (831/94) 8 §:ään ja arkistolaitoksen tarkentaviin määräyksiin. Mitä muutostarpeita siihen olisi? Käytetäänkö eri tahojen asiantuntemusta optimaalisella tavalla hyväksi? Tutkijayhteisöjen sivuuttaminen seulontapäätösprosessista on herättänyt huomiota keskustellessani ulkomaisten kollegoiden kanssa. Olisiko tutkijayhteisöjen edustajista merkittävää hyötyä? Millä tavalla heidät voitaisiin rekrytoida osaksi päätösten valmisteluprosessia?

Kansallisarkistossa on käsiteltävänä paraikaa mm. sisäasiainministeriön arkistonmuodostussuunnitelmaan perustuva seulontaesitys. Miltä taholta tutkijayhteisöjen kirjalliset tai suulliset lausunnot siinä asiassa haettaisiin? Tulisiko pyrkiä muodostamaan kiinteä organisaatio, jossa olisi tutkimuksen edustajia eri tieteenaloilta ja joka toimisi säännönmukaisesti eräänlaisena lausuntoautomaattina, vaikkei sen jäsenillä kaikissa konkreettisissa tapauksissa olisikaan erityisasiantuntemusta, vai olisiko tarkoituksenmukaisempaa käyttää joustavampaa menettelyä, jossa lausunnot pyydettäisiin niiltä tahoilta, jotka ilmeisesti parhaiten tuntisivat kulloisenkin hallinnonalan lähdeaineiston sekä tähän liittyvät tutkimustraditiot ja -mahdollisuudet? Vai tulisiko jo arkistonmuodostajien pyrkiä hyödyntämään tutkimuksen edustajien asiantuntemusta seulontasuunnitelmia laatiessaan, ennen seulontaesityksen lähettämistä arkistolaitokseen?

Toisaalta onko virastojen ja laitosten, siis arkistonmuodostajien, keskinäinen yhteistyö seulontaesitysten laadinnassa riittävää? Ottavatko virastot ja laitokset riittävästi huomioon, mitä asiakirjoja muut kyseiseen yhteiskunnalliseen tehtävään ja prosessiin osallistuvat tahot laativat ja säilyttävät muualla pysyvästi? Onnistuuko päällekkäistiedon selvittäminen ja eliminoiminen sekä yhteiskäytössä olevien valtakunnallisten sähköisten tietojärjestelmien tietojen säilytysaikojen ja -vastuiden määrittely virastojen ja laitosten nykyisillä resursseilla ja työtavoilla?

Ulkomailta löytyy esimerkkejä työtavoista (so. erilaisia projektimuotoja), joissa virastot ja laitokset yhdessä kartoittavat toiminta- ja asiakirjaprosessejaan ja tietojärjestelmiään sekä määrittelevät asiakirjojen säilytysaikoja ja -vastuita. Ruotsissa poliisi-, tulli- ja syyttäjäviranomaiset sekä oikeuslaitos ovat arvioineet yhdessä rikoksiin liittyvien asiakirjojen säilytystarpeet ja -vastuut (ks. Bevarande och gallring av brottmålshandlingar. Rapport från samrådsgruppen för rättsväsendets arkivfrågor. MEMO - Riksarkivets otryckta skrifter nr 4. 1998). Onko Suomen julkishallinnossa halua ja valmiuksia tällaisiin yli virastorajojen ulottuviin yhteistyöprojekteihin? Pitäisikö arkistolaitoksen ryhtyä edistämään tai vaatimaan tällaisten yhteistyöprojektien luomista?

Esitin kysymyksen tutkijoiden roolista viranomaisasiakirjojen seulontapäätösprosessissa viimeksi Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa vuonna 2003. Samassa yhteydessä totesin, että eduskunnan säätämillä, henkilörekisterien säilytystä koskevilla erityislaeilla on ollut epätoivottuja vaikutuksia julkishallinnon toimintaa ja toimintaperiaatteita koskevan tutkimuksen kannalta, kun monenlaisia rekisteritietoja on yksityisyyden suojan nimissä määrätty hävitettäviksi. Näin eduskunta on ikään kuin nävertänyt "asiakirjallista kulttuuriperintöä" korostamalla sinänsä tärkeää perusoikeutta, yksityisyyden suojaa, mutta samalla syrjäyttämällä toisen perusoikeuden, tieteen ja tutkimuksen vapauden.


"Könttäseulonta" - liian riskialtis?

Arkistolaitos on edellyttänyt, että "keskeisiksi" katsottuja asiakirjoja poimitaan pysyvään säilytykseen eräissä tapauksissa hyvinkin pienistä asiakirjaryhmistä (vrt. Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, Arkistolaitoksen määräys ja ohje 2.6.2003, KA 216/40/03). Voidaan perustellusti kysyä, onko arkistolaitos mennyt pikkutarkkuudessaan jo liian pitkälle? Eikö vaaditut 15 prosenttia vuosikasvusta pysyvään säilytykseen voitaisi valita keskittymällä suurempiin asiakirjaryhmiin? Eikö tarkoituksenmukaisempia ratkaisuja voitaisi tehdä "könttäkaupalla"? Jos näin on, mitä siirtyminen tällaiseen "könttäseulontaan" voisi merkitä käytännössä?

1. Sekä arkistonmuodostussuunnitelman ryhmittelyä että diaari-/rekisterlöintikaavaa voitaisiin yksinkertaistaa. Asiaryhmiä ja asiakirjasarjoja olisi vähemmän.

2. Jotta 15 prosentin keskimääräinen seulontatavoite toteutuisi, tulisi hävittää joidenkin osatehtävien kaikki asiakirjat. Joitakin keskeisiäkin asiakirjoja menisi toisarvoisten joukossa roskiin. Millaisia asiakirjoja "könttäseulonta" erityisesti uhkaisi? Olettaisin, että seulonta tiukentuisi edelleen tukitehtävien osalta mutta myös päämäärätehtävien ja rutiinitehtävien asiakirjojen kohdalla. Rutiinitehtävistä jäisivät joissakin taopauksissa jäljelle ehkä vain diaariin tai muuhun rekisteriin tehdyt merkinnät sekä vuositilastotiedot. Otantamenetelmien soveltamisesta jouduttaisiin joissakin tapauksissa ehkä luopumaan. Toisaalta - kolikolla on toinenkin puoli - joidenkin osatehtävien kohdalla nykyistä suurpiirteisempi seulonta päästäisi toisarvoisiakin asiakirjoja pysyvään säilytykseen.

3. Asiankäsittelyjärjestelmissä voitaisiin luopua käyttämästä muita seulontaelementtejä kuin asiaryhmiä. Asiakirjatyypeillä, joita nyt käytetään seulontaelementteinä, ei enää vaivattaisi päätä. Kaikki tiettyyn asiaryhmään kuuluvat asiakirjat määrättäisiin yhteen kategoriaan. Ehkä jatkossa yhä useampi virasto ryhtyisi vaatimaan, ettei asiankäsittelyjärjestelmistä tarvitsisi seuloa pois mitään asiakirjoja, jos ja kun arkistolaitos olisi jo myöntänyt luvan järjestelmään kuuluvien asiakirjojen ja tietojen säilyttämiseen pysyvästi pelkästään sähköisessä muodossa.

Olisiko siirtyminen "könttäseulontaan" em. seurauksista huolimatta perusteltua?


ESIMERKKEJÄ "ASIAKIRJALLISEN KULTTUURIPERINNÖN" RAJAUSONGELMISTA

Tarkasteltuani edellä, miten "asiakirjallista kulttuuriperintöä" tulisi valita ja rajata, haastan teidät vielä pohtimaan, kuuluvatko seuraavat aineistot "asiakirjalliseen kulttuuriperintöön":

1. Eräs kollega Kansallisarkistosta on esittänyt käsityksen, ettei arkistolain piiriin kuuluvien virastojen ja laitosten julkaisuja tulisi määrätä pysyvään säilytykseen arkistossa, jos niitä kertyy runsaasti. Perusteluna oli tiettävästi, että niitä säilytetään kirjastolaitoksessa (ainakin vapaakappalekokoelmissa). Rajaammeko siten jatkossa "asiakirjallisen kulttuuriperinnön" ulkopuolelle virastojen/laitosten omat tiedotus- ja asiakaslehdet, tutkimusraportti- ja muistiosarjat, monografiat jne?

2. Arkistolaitoksen yleispäätöksissä lehtileikekokoelmat on määrtty milloin hävitettäviksi, milloin pysyvään säilytykseen. Arkistolaitoksen voimassa olevien yleispäätösten mukaan systemaattisesti kootut organisaation toimintaa ja päämäärätehtävien hoitoa koskevat lehtileikekokoelmat ovat pysyvästi säilytettäviä (valtionhallintoa koskeva arkistolaitoksen päätös 2.6.2003; KA 216/40/03; kuntia ja kuntayhtymiä koskeva arkistolaitoksen päätös 3.9.2001; KA 158/43/01). Itse rohkenen olla tästä eri mieltä. Niiden tietosisältö ei ole viraston/laitoksen toiminnan tuloksia, vaan ne ovat ulkopuolisten laatimia artikkeleita, joskin ne kuvaavat jollakin tavalla viraston/laitoksen toiminnan vaikutuksia. Mutta eikö tällä perusteella tulisi säilyttää pysyvästi viraston/laitoksen arkistossa myös muunlaisia ulkopuolisten julkaisuja, jos ne vain kuvaavat viraston/laitoksen toimintaa ja sen vaikutuksia? Eli virastojen/laitosten pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin kuuluisivat yhtä hyvin ulkopuolisten laatimat hallintohistoriat, akateemiset opinnäytteet, muistelmat, erilaiset verkkojulkaisut jne?

3. Viranomaisten manuaalisten kirjanpitoaineistojen, ts. kaikkien sidottujen pääkirjojen, kassapäiväkirjojen ja memoriaalien säilyttäminen 1900-luvun alusta 1970-luvun puoliväliiin asti on Suomessa tabu, jonka uskon viimeistään seuraavan arkistonhoitajasukupolven murtavan ainakin niin, että osa niistä hävitetään taannehtivin seulontapäätöksin. Voiko tietojen säilytysmuoto olla riittävä peruste ilmeisen toissijaisen aineiston pysyvään säilytykseen? Kuten tunnettua, 1970-luvun puolen välin jälkeen atk:lla tuotetut vastaavat asiakirjat on hävitetty toisarvoisina 10 vuoden määräajan kuluttua.


LOPUKSI

Alustukseni tarkoitus tässä arkistoteoriasta kiinnostuneiden työryhmässä oli hämmentää ja provosoida uudelleen arvioimaan, mutta ei suinkaan romuttaa koko suomalaista seulontakäytäntöä perusteineen.

Meillä, asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaisilla, on ratkaisevin rooli prosessissa, jonka tuloksena suomalainen yhteiskunta, tutkimus ja tulevat sukupolvet saavat käyttöönsä "kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön", miten sen itse kukin tahollaan määritteleekään. Ammattikuntamme tulevienkin sukupolvien haastavin kysymys on, miten valita oman aikansa rekonstruoimisen kannalta välttämättömimmät osat julkishallinnon valtavasta asiakirjatuotannosta pysyvään säilytykseen.

Seisomme "Temppelin harjalla", josta meidän ammattilaisten oletetaan näkevän hyvin kauas tulevaisuuteen. Vastuumme on raskas kantaa, aikaa on aina niukalti eivätkä korvaukset tehdystä työstä ole ruhtinaallisia. Mutta kansallinen kulttuuriperintötehtävämme velvoittaa meitä. Sen vuoksi: Vive la culture Finlandaise!

Markku Leppänen
Ylitarkastaja
Kansallisarkisto
Puh. (09) 2285 2233
Telekopio (09) 176 301
markku.leppanen@narc.fi

Jyrki Ilva
Viestit: 340
Liittynyt: 30.11.05 16:04
Paikkakunta: Helsinki
Viesti: Kotisivu

Pari pientä kommenttia

11.08.06 12:57

Tämä on jo vanhempi juttu, mutta pari pientä kommenttia
kuitenkin. Artikkeli valaisi mielestäni oikein kiinnostavasti asiakirja-
aineistojen säilyttämiseen ja seulontaan liittyviä näkökulmia.
Seulonta on varmasti yksi niistä asioista, jotka herättävät
historiantutkijoissa ja -harrastajissa voimakkaita tunteita, ja
kuten tekstissä ehdotettiin, olisi hyvä, jos tutkijayhteisöä
voitaisiin rekrytoida tavalla tai toisella mukaan tekemään
siihen liittyviä päätöksiä ja pohtimaan sen yleisiä periaatteita.

Seuraavaa kohtaa jäin hieman miettimään, vaikkei minulla
kyllä ole lainkaan omakohtaisia kokemuksia nimenomaan
virastojen ylläpitämistä lehtileikekokoelmista:
Markku Leppänen kirjoitti: 2. Arkistolaitoksen yleispäätöksissä lehtileikekokoelmat on määrätty
milloin hävitettäviksi, milloin pysyvään säilytykseen. Arkistolaitoksen
voimassa olevien yleispäätösten mukaan systemaattisesti kootut
organisaation toimintaa ja päämäärätehtävien hoitoa koskevat
lehtileikekokoelmat ovat pysyvästi säilytettäviä (valtionhallintoa
koskeva arkistolaitoksen päätös 2.6.2003; KA 216/40/03; kuntia
ja kuntayhtymiä koskeva arkistolaitoksen päätös 3.9.2001; KA
158/43/01). Itse rohkenen olla tästä eri mieltä. Niiden tietosisältö
ei ole viraston/laitoksen toiminnan tuloksia, vaan ne ovat
ulkopuolisten laatimia artikkeleita, joskin ne kuvaavat jollakin
tavalla viraston/laitoksen toiminnan vaikutuksia.
Liekö tässä kuitenkin jonkinmoinen ristiriita arkistoteorian ja
tutkijoiden konkreettisten tarpeiden välillä? Vaikka kotimaiset
lehdet löytyvät periaatteessa vapaakappalekirjastojen kokoelmista,
jotakin tiettyä aihetta käsittelevien artikkelien metsästäminen
jälkikäteen pitkältä ajalta ja useista eri lehdistä voi olla hyvin
työlästä ja käytännössä jopa mahdotonta. Vaikka lehtileike-
kokoelmatkaan ovat harvoin täydellisiä, ne saattavat kuitenkin
helpottaa elämää vallan tavattomasti ja antaa myös merkittäviä
lisätietoja toiminnan kontekstista.
Markku Leppänen kirjoitti: Mutta eikö tällä perusteella tulisi säilyttää pysyvästi viraston
/laitoksen arkistossa myös muunlaisia ulkopuolisten julkaisuja,
jos ne vain kuvaavat viraston/laitoksen toimintaa ja sen
vaikutuksia? Eli virastojen/laitosten pysyvästi säilytettäviin
asiakirjoihin kuuluisivat yhtä hyvin ulkopuolisten laatimat
hallintohistoriat, akateemiset opinnäytteet, muistelmat,
erilaiset verkkojulkaisut jne?
Näiden osalta aineistojen löydettävyys ei ole aivan samanlainen
ongelma kuin artikkelien kohdalla. Monografioiden, sarjajulkaisujen
ja akateemisten opinnäytteiden osalta kirjastojen hakutietokannat
ovat enimmäkseen varsin kattavia. Tutkijan kannalta saattaa
tietysti silti olla hyödyllistä, jos jokaisen eri aineiston perässä
ei tarvitse matkustaa paikkakunnalta toiselle...

Palaa sivulle “Puheenvuoroja historiasta”