Tapio Onnela
Posts: 4819
Joined: 13.09.05 12:40
Contact: Website

Asiakirjakulttuuri tuhoutumassa

04.02.09 01:51

Asiakirjakulttuurin tuhoutuminen ja vastuuttomuus ovat hävittämässä historian sellaisena kun me sen nyt tunnemme synkistelee Yhdysvaltojen ilmavoimia tutkinut Eduard Mark.

Pekka Henttonen lainaa Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä blogissa
Yhdysvaltojen ilmavoimia tutkinutta senioritutkijaa Eduard Markia, joka viime vuoden huhtikuussa astui rohkeasti esiin ja julkisti erittäin rankkaa kritiikkiä arkistointijärjestelmien rappiosta. Markin mielestä koko järjestelmä on romahtamassa, eikä historiaa enää tulevaisuudessa ole sellaisena kun me sen nyt tunnemme. (Pekka Henttonen: Historian lähteet ovat vaarassa, Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä, tiistai 3.2.2009)

Eduard Markin mukaan Yhdysvaltain liittovaltion asiakirjajärjestelmä on sortumassa:
Asiakirjajärjestelmät ovat monissa virastoissa — itse asiassa kaikissa tietämissäni virastoissa — romahtaneet täydellisesti.
Hän ei kuitenkaan syytä suoranaisesti teknologiaa vaan järjestelmän toimintaa ja ihmisten piittaamattomuutta pahin ongelma on se, että uusien menetelmien myötä vanhat järjestelmät katosivat:
Tärkein syy siihen on, että tietokoneet ja sähköiset asiakirjat tulivat 1980-luvulla hallintoon tavalla, joka tuhosi vanhan järjestelmän. Ennen tietokoneita konekirjoittajat tekivät asiakirjoista kopiot, ensin hiilipaperia käyttäen ja sitten valokopioina. Kopiot koottiin yhteen ja arkistoitiin.

Tietokoneiden tultua lähes kaikki alkoivat huolehtia itse kirjeiden kirjoittamisesta. Konekirjoittajat hävisivät eikä tilalle tullut mitään muuta tapaa koota asiakirjoja, sanoivat määräykset tästä tahansa. Sähköposti on vain pahentanut ongelmaa tavalla, jota ei tarvitse selittää.

Ilmavoimien osastolla (Department of the Air Force) käytännöllisesti katsoen mitään asiakirjoja ei jää talteen lukuunottamatta niitä, jotka käyvät esikuntapäällikön ja hänen sihteerinsä pöydällä tai jotka viraston historioitsijat saavat pelastettua tehdessään vuotuista katsaustaan.
Markin mukaan asiakirjakulttuuri on katoamassa:
Ei suinkaan tahallisesti laskelmoiden tai pahantahtoisuudesta, vaan koska asiakirjakulttuuri on niin kadonnut ettei henkilökunnalla ollut mitään käsitystä siitä, että heidän oletettiin tuottavan asiakirjoja.
Eduard Markin mukaan tilanne on synkkä, ja historian katoaminen tuhoaa myös hallinnon rationaalisuuden.
Tulee olemaan mahdotonta kirjoittaa viime aikojen sotilaallisten ja diplomaattisten tapahtumien historiaa samalla tavalla kuin olemme kirjoittaneet sitä II maailmansodasta tai kylmän sodan alusta.
Historia sellaisena kuin me olemme sen tunteneet on kuolemassa, ja sen mukana hallinnon rationaalisuus ja vastuunalaisuus teoistaan.
Lue lisää Eduard Markin käsityksistä Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä blogista
Pekka Henttonen: Historian lähteet ovat vaarassa, Tiistai 3.2.2009.

Toni Selkälä
Posts: 159
Joined: 15.04.07 13:28

Re: Asiakirjakulttuuri tuhoutumassa

04.02.09 13:35

Asiasta on Yhdysvalloissa käyty keskustelua jo tovin aikaa, kuten Agricolassakin on uutisoitu (ks. Osa Yhdysvaltain poliittista lähihistoriaa vaarassa kadota). Viimeksihän asia taisi nousta esiin kun Barack Obaman käyttämästä Blackberry-puhelimesta keskusteltiin. Tuolloin nousi esiin myös, ettei George W. Bush käyttänyt virassaan sähköpostia nimenomaan voidakseen välttää Valkoista taloa koskevan säädöksen säilöä kaikki sähköposti myöhemmin julkisiin arkistoihin, kuten AP:kin kirjoittaa uutisessaan: "Previous presidents chose not to use e-mail because it can be subpoenaed by Congress and courts and may be subject to public records laws". Sinällään arkistojen katoaminen ei taida kuitenkaan olla yksin Yhdysvaltojen ongelma ja Suomessakin olisi varmasti syytä herätä pohtimaan miten paljon sähköistä materiaalia katoaa vuosittain, vaikka sen tallentaminen olisi näennäisen yksinkertaista.

Ystävällisin terveisin,
Toni Selkälä

Tapio Onnela
Posts: 4819
Joined: 13.09.05 12:40
Contact: Website

Re: Asiakirjakulttuuri tuhoutumassa

06.02.09 12:42

Toni Selkälä wrote: Sinällään arkistojen katoaminen ei taida kuitenkaan olla yksin Yhdysvaltojen ongelma ja Suomessakin olisi varmasti syytä herätä pohtimaan miten paljon sähköistä materiaalia katoaa vuosittain, vaikka sen tallentaminen olisi näennäisen yksinkertaista.
Olisi kiinnostavaa kuulla onko tilanne Suomessa ollenkaan samanlainen vai ovatko meidän viranomaistemme arkistokäytännöt yhtä hyvin hoidossa kuin ennenkin.

Lisäksi nostaisin esille myös arkistointikysymyksen toisen puolen: jos aiemmin ongelmanan on ollut se, että on arveltu tärkeiden dokumenttien katoavan sähköisen viestinnän ja arkistoimisen seurauksena, niin voi olla, että ongelmaksi tulevaisuuden historiantutkijoille tuleekin se, että matriaalia on säästynyt "liikaa". Periaatteessahan olisi mahdollista tallentaa kaikki, koska tila ei enää ole ongelma. Kansallinen audiovisuaalinen arkisto aloittaa esim useiden tv ja radiokanavien tallentamisen. Kuvitelkaa mikä jättiämäinen aineistomäärä on käsiteltävänä esim 50 vuoden kuluttua!

jsn
Posts: 2059
Joined: 08.02.09 19:24

Re: Asiakirjakulttuuri tuhoutumassa

08.02.09 22:59

Valitettavasti näin saattaa asianlaita melko yleisesti olla. Erilaisten tietokantojen käyttö mm. viranomaisten keskeisenä työvälineenä on muuttanut koko asiakirjan luonteen jo ennen sähköpostin aikaa. Säilyvät, kirjatut asiakirjat muodostavat enää murto-osan viranomaisen toiminnasta, samoin erilaiset pöytäkirjat. Ne kirjataan usein melko tiiviiseen muotoon ja jaetaan sähköpostitse. Koko keskustelua niihin ei yleensä tallenneta ellei kyse ole valtioiden välisestä kokouksesta, joka taas asettaa omat rajoituksensa.

Asiakirjan käyttö lähteenä on nykyhistorian tutkimuksessa ollut problemaattinen jo 1980-luvulta lähtien. Samoin runsas puhelimen käyttö ehti jo muuttaa asiakirjojen sisällön aiempaa ohuemmaksi. Vaarana on tulkita niin, että ellei jostain ole asiakirjaa, sitä ei ole ollut olemassa.

Virallisia asiakirjoja voi oikeastaan käyttää vain päivämäärätietojen ym. faktojen tarkistamiseen, mielipiteitä ja niiden muodostamista niistä on täysin turha hakea. Kokonaisuutta on silti mahdollista tutkia eri tiedotusvälineiden, julkisten tiedotteiden yms. ja ennen kaikkea haastattelujen kautta, mutta tässä avainasemassa on ehdottomasti jälleen lähdekritiikki. Edelleen on paljon asioita, joita ei käsitellä julkisuudessa ja joista saattaa tallentua johonkin arkistolähteeseen vain sivulauseen verran, jos sitäkään. Kokonaisuuden hahmottaminen kiistatta vaikeutuu. Mutta toisaalta on tutkijan osaamisesta kiinni yhdistellä niukkojakin tietoja toisiinsa, ajatellaanpa vaikka mitä kaikkea 1600-luvun tuomiokirjojen avulla on kyetty selvittämään. Eikä tietenkään viranomainen ole ainoa relevantin lähteen tuottaja.

Return to “Uutisia historiasta: arkisto”