Sisäasiainministeriön asiakirjat tallentuvat nyt vain sähköiseen arkistoon
Lähetetty: 20.12.10 10:19
Arkistolaitos on myöntänyt sisäasiainministeriölle luvan arkistoida asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa 1.8.2010 alkaen. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen sähköinen säilyttäminen edellyttää julkishallinnon organisaatioilta arkistolaitoksen myöntämää lupaa.
Tärkeimmät vaatimukset luvan saamiseksi ovat standardoidut metatiedot SÄHKE-mallin mukaan, hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen asiakirjan koko elinkaaren ajan. Sisäasiainministeriö arkistoi jatkossa kaikki ASDO-asiankäsittelyjärjestelmään tallennettavat asiat ja asiakirjat ainoastaan sähköisinä. Sisäasiainministeriö on ottanut käyttöön myös vahvaan tunnistamiseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen. Kokonaan sähköinen asiankäsittely antaa mahdollisuuden kehittää prosesseja, parantaa tietojen käytettävyyttä, vähentää arkistointityötä ja säästää arkistotilaa.
Sisäasiainministeriö on usean vuoden ajan kehittänyt määrätietoisesti hallinnonalan sähköistä asiankäsittelyä. Ministeriön ASDO-järjestelmään perustuvia asiankäsittelyratkaisuja ovat hallinnonalalla ottaneet käyttöön myös Hätäkeskuslaitos, Palosuojelurahasto, Pelastusopisto, Poliisihallitus, Syrjintälautakunta ja Vähemmistövaltuutettu. Järjestelmän käyttöönotto on alkanut myös poliisilaitoksissa. Vuoden 2011 alussa järjestelmän ottavat lisäksi käyttöön Maahanmuuttovirasto, Rajavartiolaitos ja hallinnon tietotekniikkakeskus Haltik. Vuoden 2011 aikana näillä järjestelmillä arvioidaan olevan n. 5 000 käyttäjää ja myöhemmin määrä noussee 10 000 käyttäjään. Jokainen virasto joutuu itse hakemaan sähköisen säilyttämisen luvan järjestelmälleen.
Sisäasiainhallinnon asiankäsittelyjärjestelmä perustuu Documentum ohjelmistotuotteisiin ja sen on toteuttanut Fujitsu Services Oy. Arkistolaitos kehittää sähköistä arkistointia Arkistolaitoksen tavoitteena on mahdollistaa sähköisesti syntyvän tiedon käsittely ja säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Siirtyminen sähköiseen arkistointiin edellyttää standardien mukaisten toiminnallisten ja teknisten vaatimusten toteuttamista. "Organisaatioiden tietojärjestelmien tulee mahdollistaa tiedon elinkaaren suunnitelmallinen hallinta ja täyttää arkistolaitoksen asettamat vaatimukset. Vain tällä tavoin voidaan turvata tiedon luotettava sähköinen käsittely ja siten myös säilyttäminen", toteaa kehittämisjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkistosta.
Arkistolaitos avaa helmikuussa 2011 sähköisen säilytyspalvelun, johon valtionhallinnon organisaatioilla on mahdollista tallentaa pysyvästi säilytettäviä sähköisiä aineistojaan. Palvelun käyttö edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa. Sisäasiainministeriö on mukana palvelun pilotoinnissa. Vastaavan sähköisen säilyttämisen luvan on saanut aiemmin neljä viranomaista. Moniin julkishallinnon organisaatioiden käyttämiin tietojärjestelmiin on toteutettu tiedon elinkaaren hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät vaatimukset. Sähköistä arkistointia koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa julkishallinnon organisaatiossa.
Tärkeimmät vaatimukset luvan saamiseksi ovat standardoidut metatiedot SÄHKE-mallin mukaan, hyväksytty säilytysformaatti sekä muuttumattomuuden ja eheyden turvaaminen asiakirjan koko elinkaaren ajan. Sisäasiainministeriö arkistoi jatkossa kaikki ASDO-asiankäsittelyjärjestelmään tallennettavat asiat ja asiakirjat ainoastaan sähköisinä. Sisäasiainministeriö on ottanut käyttöön myös vahvaan tunnistamiseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen. Kokonaan sähköinen asiankäsittely antaa mahdollisuuden kehittää prosesseja, parantaa tietojen käytettävyyttä, vähentää arkistointityötä ja säästää arkistotilaa.
Sisäasiainministeriö on usean vuoden ajan kehittänyt määrätietoisesti hallinnonalan sähköistä asiankäsittelyä. Ministeriön ASDO-järjestelmään perustuvia asiankäsittelyratkaisuja ovat hallinnonalalla ottaneet käyttöön myös Hätäkeskuslaitos, Palosuojelurahasto, Pelastusopisto, Poliisihallitus, Syrjintälautakunta ja Vähemmistövaltuutettu. Järjestelmän käyttöönotto on alkanut myös poliisilaitoksissa. Vuoden 2011 alussa järjestelmän ottavat lisäksi käyttöön Maahanmuuttovirasto, Rajavartiolaitos ja hallinnon tietotekniikkakeskus Haltik. Vuoden 2011 aikana näillä järjestelmillä arvioidaan olevan n. 5 000 käyttäjää ja myöhemmin määrä noussee 10 000 käyttäjään. Jokainen virasto joutuu itse hakemaan sähköisen säilyttämisen luvan järjestelmälleen.
Sisäasiainhallinnon asiankäsittelyjärjestelmä perustuu Documentum ohjelmistotuotteisiin ja sen on toteuttanut Fujitsu Services Oy. Arkistolaitos kehittää sähköistä arkistointia Arkistolaitoksen tavoitteena on mahdollistaa sähköisesti syntyvän tiedon käsittely ja säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Siirtyminen sähköiseen arkistointiin edellyttää standardien mukaisten toiminnallisten ja teknisten vaatimusten toteuttamista. "Organisaatioiden tietojärjestelmien tulee mahdollistaa tiedon elinkaaren suunnitelmallinen hallinta ja täyttää arkistolaitoksen asettamat vaatimukset. Vain tällä tavoin voidaan turvata tiedon luotettava sähköinen käsittely ja siten myös säilyttäminen", toteaa kehittämisjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkistosta.
Arkistolaitos avaa helmikuussa 2011 sähköisen säilytyspalvelun, johon valtionhallinnon organisaatioilla on mahdollista tallentaa pysyvästi säilytettäviä sähköisiä aineistojaan. Palvelun käyttö edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa. Sisäasiainministeriö on mukana palvelun pilotoinnissa. Vastaavan sähköisen säilyttämisen luvan on saanut aiemmin neljä viranomaista. Moniin julkishallinnon organisaatioiden käyttämiin tietojärjestelmiin on toteutettu tiedon elinkaaren hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät vaatimukset. Sähköistä arkistointia koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa julkishallinnon organisaatiossa.