Finska Historiska Samfundets medlemsregister- och dataskyddsbeskrivning
1. Registeransvarig och kontaktperson
Registeransvarig: Finska Historiska Samfundet
Adress: Vetenskapernas hus, Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
E-post: shs@histseura.fi
Kontaktperson: Sari Aalto, verksamhetsledare
2. De Registrerade
I registret hanteras personuppgifter för Samfundets medlemmar och för kontaktpersoner i organisationer som är kopplade till Samfundets verksamhet samt för förtroendepersoner.
3. Grunden för hantering av personuppgifter och registrets användningsändamål
Avsikten med registret är att av föreningens medlemmar samla in sådana personuppgifter som krävs enligt föreningslagen (503/1989) 11 § samt andra för Samfundets verksamhet nödvändiga uppgifter. Kontakt- och medlemskapsuppgifter samlas in för att sköta medlemsärenden, informationsgivning och fakturering. Av informationen kan sammanställas statistik där enskilda medlemmar inte kan identifieras.
4. Registrets informationsinnehåll
I registret hanteras person- och kontaktuppgifter för medlemmar i Samfundet samt andra uppgifter som är nödvändiga i samband med medlemskapet. Sådana uppgifter är den Registrerades namn, hemort, e-postadress, telefonnummer, medlemsnummer, typ av medlemskap, tidpunkt för medlemskapets inledande, uppgifter om medlemsavgift, födelsetid samt eventuella uppgifter om deltagande i Samfundets verksamhet.
5. Reguljära informationskällor
Personuppgifter samlas in från den Registrerade själv samt vid behov från offentliga adressregister.
6. Skyddande av personuppgifter och dataskydd
De digitalt hanterade personuppgifterna är skyddade och lagrade i ett digitalt medlemsregister, vars tjänsteleverantör är Flo Apps Oy. Tillhandahållaren av tjänsten har ombesörjt systemets dataskydd bland annat på följande sätt:
– Tjänstens säkerhet följs upp maskinellt.
– Hostingen är utspridd på två tjänsteleverantörer inom EU-området (UpCloud, Digital Ocean). Tjänsten uppfyller kraven som ställs i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR).
– Via e-post förmedlas endast engångslösenord. Alla lösenord lagras i systemet i krypterad form.
– Varje kunds information förvaras i en separat databas.
Till Samfundets digitala medlemsregister har endast sådana personer tillgång som behöver ifrågavarande uppgifter för att sköta sina arbetsuppgifter. De arbetsstationer och lagringsmedia som används är krypterade.
7. Stadgeenliga överlåtelser och överföringar av personuppgifter
Personuppgifter kan överlåtas till Samfundets samarbetspartner för att genomföra åtgärder och tjänster relaterade till medlemskapet i Samfundet. Den Tjänsteleverantör som tekniskt upprätthåller personregistret kan överföra personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning om integritetsskydd och denna dataskyddsbeskrivning.
8. Överföring av personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter som sparats i registret överlåts inte i normala fall utanför Samfundet, inte heller utanför EU-området eller EES.
9. Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifterna sparas i registret så länge som den Registrerade är medlem i Samfundet. Efter att medlemskapet upphört kan personuppgifter sparas i högst tio år efter att medlemskapet upphört med stöd av Samfundets berättigade intresse, m.a.o. för att bestrida eventuella rättsanspråk (HD 2017:15), eller ännu längre ifall gällande lagstiftning eller Samfundets avtalsförpliktelser mot tredje part förutsätter en längre lagringstid.
10. Den Registrerades rättigheter
Den Registrerade har i princip rätt att när som helst få information om hur de egna personuppgifterna hanteras, granska vilka personuppgifter om personen själv som Samfundet hanterar, kräva att inexakta och felaktiga personuppgifter korrigeras och kompletteras samt kräva att hanteringen av de egna personuppgifterna begränsas. Den Registrerade bör framföra en begäran om att få utöva ovanstående rättigheter till den Registeransvariga. Samfundet kan be den Registrerade att precisera sin begäran skriftligen och verifiera den Registrerades identitet innan begäran behandlas. Samfundet kan avslå behandlingen av begäran på grundval av vad som stadgas i gällande lag.
11. Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning kan ibland uppdateras till exempel vid ändringar i lagstiftningen. Denna dataskyddsbeskrivning är senast uppdaterad den 18.1.2025.