Paperiaineiston kuntokartoitus alkoi arkistolaitoksessa

[Annastiina Mäkilä]

Paperiaineiston kuntokartoitus alkoi arkistolaitoksessa

Arkistolaitoksen kaikissa yksiköissä toteutetaan paperiaineiston tieteellinen kuntokartoitus vuosina 2008 ja 2009. Kartoitus on yksi laajimmista tähän asti eri puolilla maailmaa kirjastoissa ja arkistoissa toteutetuista kuntokartoituksista. Otantana tehtävä kartoitus aloitetaan keväällä 2008 Kansallisarkistossa ja sitä jatketaan maakunta-arkistoissa elokuusta eteenpäin. Kuntokartoituksen ensisijaisena tarkoituksena on parantaa asiakirjojen säilyvyyttä sekä priorisoida huonokuntoista aineistoa tekniseen konservointiin, mikrokuvaukseen ja digitointiin.

Kuntokartoituksessa hyödynnetään arkistolaitoksen Vakka-aineistotietokantaa. Asiakirjat valitaan tilastollisella satunnaisotannalla. Noin 1 prosentti aineistosta kartoitetaan. Otantaa varten on toteutettu Excel-ohjelmalla otantalaskuri, jonka tuloksena saadaan valittu aineisto kokonaislukuina. Kokonaisluvut viedään Vakka-tietokannan sovellukseen, joka listaa arkistonmuodostajittain kokonaislukuja vastaavan aineiston signumit. Nämä signumtiedot siirtyvät automaattisesti myös kuntokartoituksen tietokantaan, jolloin jokaiselle kartoitukseen valitulle arkistoyksikölle saadaan tietokantaan paikka.

Kartoitukseen valituille asiakirjoille tehdään visuaalinen kuntokartoitus sekä joukko kemiallisia analyysejä. Suojamateriaalien laatu, aineiston sijoittelu hyllyihin ja aineiston käytön määrä huomioidaan. Makasiinikohtaisesti arvioidaan riskit tulipalojen ja vesivahinkojen varalta sekä makasiinitilan vaikutus säilytettävään aineistoon. Ilmasto-olosuhteiden vaihtelua mitataan vuoden ajan. Tietokantaan lisätään jokaisen arkistoyksikön vuosiluku sekä materiaalityyppi. Tietokantojen yhteistoimivuuden sekä kannoista tehtävien tilastojen ja hakujen avulla aineiston etsintä ja tulosten analysointi on nopeaa ja kattavaa.

Vaurioiden yhteismääristä sekä aineiston säilyvyyteen kohdistuvista riskeistä saadaan määrällisiä tilastoja. Tietokantaan syötetyistä tiedoista voidaan lisäksi tehdä laajoja hakuja, joiden pohjalta saadaan esimerkiksi paperihistoriallisesti mielenkiintoisia tuloksia. Hakujen avulla saadaan laajempi käsitys vaurioiden syistä ja miten asiakirjoja voidaan parhaiten suojata.


Lisätietoja: Kehittämispäällikkö István Kecskeméti, puh. (09) 228 52 337, 050 567 5887. Sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@narc.fi