Rautatievirasto ensimmäisenä sähköiseen arkistointiin

[Tapio Onnela]

Rautatievirasto ensimmäisenä sähköiseen arkistointiin

Rautatieviraston asiakirjat voidaan jatkossa säilyttää pysyvästi sähköisessä
muodossa. Rautatievirasto on ensimmäinen valtion yhteisö, jolle arkistolaitos
on antanut luvan siirtyä yksinomaan sähköiseen arkistointiin. Pysyvästi
säilytettävien asiakirjojen ja tietojen sähköinen säilyttäminen edellyttää
julkishallinnon organisaatioilta arkistolaitoksen myöntämää lupaa.
Arkistolaitoksen päätöksen jälkeen Rautatieviraston virallisia asiakirjoja ei
tarvitse säilyttää paperimuodossa lainkaan.

Tähän saakka asiakirjojen allekirjoitettu paperiversio on skannattu ja
tallennettu asianhallintajärjestelmään alkuperäisen, sähköisen asiakirjan
rinnakkaiseksi versioksi. Arkistolaitoksen päätöksen jälkeen saman asiakirjan
kaksinkertaisesta säilyttämisestä voidaan luopua. Asiakirja voidaan
allekirjoittaa sähköisesti ja jolloin printatun asiakirjan skannausta ei enää
tarvita.

Arkistolaitoksen päätöstä noudatetaan 1.1.2008 jälkeen Rautatieviraston
asianhallintajärjestelmässä avattuihin asioihin ja niihin liitettyihin
asiakirjoihin.

Rautatievirastossa on sen perustamisesta eli syyskuusta 2006 lähtien käytetty sähköistä asianhallintajärjestelmää. Järjestelmään on tallennettu kaikki virastossa käsitellyt asiakirjat ja viraston kaikki käsittelyprosessit ovat sähköisiä. Virasto on alun perin suunniteltu paperittomaksi konttoriksi: asiakirjat säilytetään asianhallintajärjestelmässä ja niitä tulostetaan vain lukukappaleiksi tai postittamista varten.

Moniin julkishallinnon organisaatioiden käyttämiin tietojärjestelmiin,
erityisesti asianhallintajärjestelmiin, on toteutettu tiedon elinkaaren
hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät vaatimukset. Näiden vaatimusten
toteuttaminen on keskeinen edellytys sähköiseen arkistointiin siirtymisessä.
Arkistolaitoksen tavoitteena on mahdollistaa sähköisesti syntyvän tiedon
käsittely ja säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Sähköistä
arkistointia koskevia lupahakemuksia valmistellaan parhaillaan useassa
organisaatiossa.

Lisätietoja:
* Rautatievirastossa: arkistovastaava Johanna Saha, p. 040 592 9202, s-posti
etunimi.sukunimi@rvi.fi
* Arkistolaitoksessa: kehittämispäällikkö Päivi Happonen, p. 050 468 8762,
s-posti etunimi.sukunimi@narc.fi