Kansallisarkisto järjesti keskustelutilaisuuden Turun toimipisteessä tutkijoille ja opettajille digitaalisen toimittamisen mallista, jota laajennetaan Turkuun kevään 2026 aikana. Tilaisuudessa oli läsnä parikymmentä kuulijaa, ja joukossa oli historian väitöskirjatutkijoita, opetustyöstä vastaavia, dosentteja ja professoreita. Aluksi kuultiin ylitarkastaja Tomi Ahorannan alustus digitaalisesta toimittamisesta, minkä jälkeen käytiin vilkasta keskustelua sekä käytännöllisistä että periaatteellisista kysymyksistä.
Kohti kokonaan digitaalista asiointia?
Pääjohtaja Päivi Happonen painotti avauspuheenvuorossaan ja Ahoranta alustuksessaan, että Kansallisarkiston lähtökohtana digitaalisen toimittamisen laajentamiselle ja toimipisteiden sulkemissuunnitelmille on kävijämäärien voimakas lasku 2000-luvulla. Samalla digitointien määrä ja digitaalisen aineiston kysyntä ovat kasvaneet runsaasti. Resurssien ohjaaminen digitointiin on ratkaisu, jolla Kansallisarkisto pyrkii takaamaan tasavertaiset arkistojen käyttömahdollisuudet.
Digitaalisen toimittamisen mallia on täydennetty kuukausittaisilla tutkijasalipäivillä ja mahdollistamalla itsepalveluasiointi tarveperusteisesti. Tutkijasalipäivä on tarkoitettu niille kävijöille, jotka tarvitsevat suurempia määriä aineistoja tai jotka käyttävät toimipisteen kirjastoa, mikrofilmejä tai rajoituksenalaisia digitaalisia aineistoja. Itsepalveluasiointiviikot on suunnattu sellaisille käyttäjille, joille kuukausittainen salipäivä ei riitä aineiston läpikäymiseen. Luvan myöntöperusteena on aikakriittinen aineistotarve. Tällaisia tarpeita voi syntyä esimerkiksi rahoitetun tutkimuksen, opinnäytteiden ja elinkeinonharjoittamisen piirissä.
Eduskunnan käsittelyssä on parhaillaan esitys uudeksi arkistointilaiksi, jonka hyväksyminen mahdollistaisi myös rajoituksenalaisten digitaalisten aineistojen tietoturvallisen etäkäytön. Tämä on varauduttu toteuttamaan vuoden 2026 aikana.
Ahoranta arvioi, että uudella konseptilla on useita vaikutuksia tutkimukseen ja tutkijoiden työhön. Tärkeää on, että tutkijan ennakoinnin merkitys kasvaa erityisesti ei-aikakriittisessä tutkimuksessa. Tulevaisuudessa uudet teknologiat tarjoavat uusia välineitä tutkimusaineistojen keräämiseen ja käsittelyyn, mitä voi entistä laajemmin hyödyntää tutkimustyössä. Uudet asiointikäytännöt on huomioitava tutkimuksen ohella myös opetuksessa. Opiskelijoilla on mahdollisuus hakea lupaa itsepalveluasiointiin, mutta arkiston toimintatapojen tulee olla heille selviä.
Tomi Ahorannan esitys oli otsikoitu ”Kohti kokonaan digitaalista asiointia”. Ahoranta toikin esille pidemmän aikavälin ennusteen, jonka mukaan Kansallisarkistossa liikutaan kohti kokonaan digitaalista asiointia. Samalla arkistossa tunnistetaan, että on olemassa tutkimustarpeita, joihin digitaalinen toimittaminen ei vastaa. Ahoranta vakuutti, että tutkijoiden aineistotarpeet täytetään myös tulevaisuudessa ja että asiat järjestyvät vähintään siinä mitassa kuin tähänkin asti.
Fyysisten aineistojen saatavuus huolestuttaa
Keskustelussa tutkijat esittivät lukuisia kysymyksiä sekä kommentteja ja kritiikkiä. Tilaisuudessa puhuttivat muun muassa yksittäisten tutkijoiden pyyntöjen perusteella tapahtuvan digitoinnin sirpaleisuus ja toisaalta ns. turha digitointityö, joka ei hyödytä kuin yhtä tutkijaa (jos edes häntä). Yliopistonlehtori Pia Koivunen huomautti, että digitointi ja digitaalinen säilyttäminen on kallista, joten kaikkea tuskin edes kannattaa digitoida. Tutkijat nostivat esille myös digitaalisten aineistojen käytön työläyden verrattuna fyysisiin aineistoihin, mikä voi merkittävästi hidastaa tutkimustyötä. Kyse ei ole vain siitä, että aineistoa voi tilata mappi kerrallaan digitoitavaksi. Esimerkiksi erilaisten kortistojen ja luetteloiden selaaminen on usein huomattavasti nopeampaa fyysisinä papereina kuin digikuvina.
Kuulijoita huolestutti erityisesti se, pääseekö fyysisten aineistojen äärelle enää tulevaisuudessa lainkaan. Kansallisarkistosta todettiin, että digitaalinen toimittaminen ja digitaaliset palvelut ovat ensisijainen tapa käyttää aineistoa. Jos aineisto on digitoitu, alkuperäiskappaleen käyttö paikan päällä tutkijasalissa on mahdollista silloin, jos tutkimus edellyttää nimenomaan alkuperäisasiakirjan tutkimista.
Digitaalisen toimittamisen taustalla on Kansallisarkiston resurssien suuntaaminen. Vaikka asiaa ei ole edistetty säästösyistä, on selvää, että Kansallisarkiston resurssit ja toimintaympäristö ovat tänä päivänä toiset kuin maakunta-arkistojen perustamisen aikoina. Tomi Ahoranta tiivisti, että digitoiminen ei ole säästötoimi, vaan pikemminkin resursseja tulisi kohdistaa digitointiin entistä enemmän järjestelmän toimivuuden takaamiseksi – ja erityisesti jotta aineistot saataisiin toimitettua ripeämmin.
Tutkijatohtori Liisa Vuonokari-Bomström katsoi, että suunnitelmien esittelyssä kuvataan usein ideaalitilannetta, mutta käytännön toteutuksessa on lukuisia ongelmia. Vaikka digitaalisuus tarjoaa uusia mahdollisuuksia, palveluita ei voi perustaa sellaisille digitaalisille palveluille, joka eivät ole valmiina silloin, kun muutoksia tehdään. Kyseessä on suuri murros Kansallisarkiston historiassa, joten julkinen keskustelu ja avoin vuoropuhelu ovat tärkeitä.
Tutkijat ja opiskelijat kaipasivat luonnollisesti tietoa siitä, milloin digitaaliseen toimittamiseen siirrytään Turussa. Tämä on ollut tarkoitus toteuttaa vuoden alusta, mutta opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan järjestelmämuutokset ovat viivästyneet, minkä vuoksi aikataulu on siirtynyt. Arkisto on avoinna nykyiseen tapaan, kunnes järjestelmä toimii – vähintään tammikuun loppuun.
Moni läsnä olleista toi esille tyytyväisyytensä siitä, että Kansallisarkisto järjesti keskustelutilaisuuden Turun toimipisteessä ja että vapaalle keskustelulle ja kysymyksille oli varattu runsaasti aikaa. Vastaavia tilaisuuksia toivoisi jatkossa järjestettävän myös muilla paikkakunnilla, joissa muutoksia on tulossa.
Sari Aalto
Kirjoittaja on Helsingin yliopiston dosentti ja Suomen Historiallisen Seuran toiminnanjohtaja.
- Kategoriat:
- Uutiset
- Julkaistu: