Kansallisarkiston siirtyminen uuteen digitaalisen toimittamisen malliin on aiheuttanut tämän vuoden aikana vilkasta keskustelua ja huolta. Suomen Historiallisen Seuran edustus ja Kansallisarkisto kokoontuivat syyskuussa yhteen käymään läpi SHS:n jäsenistön välittämiä huolenaiheita ja etsimään yhteisiä ratkaisuja.
Kansallisarkiston linjaukset Hämeenlinnan toimipisteen siirtymisestä ensisijaisesti aineistojen digitaaliseen toimittamiseen ja digitaalisen toimittamisen suunnittelusta Turussa ja Vaasassa ovat herättäneet tutkijoiden keskuudessa huolta aineistotutkimuksen käytännön edellytyksistä ja tiedon vapaudesta.
Taustalla asiakaskäyttäytymisen muutos
Kansallisarkisto on kerännyt asiakaskäyttäytymisestä dataa, jonka perusteella linjauksia ja päätöksiä tehdään. Digitaalisen asioinnin osuus on kasvanut Kansallisarkistossa jo pitkään. Samaan aikaan käynnit tutkijasaleissa ovat vähentyneet 2000-luvun aikana yli 80 prosentilla.
Kansallisarkiston asiakkaista suurin osa käyttää yksinomaan digitaalisia palveluita. Tarve päästä aineistojen äärelle ajasta ja paikasta riippumatta on tullut esille sekä tutkijahaastatteluissa että satunnaisemmin aineistoja käyttävien palautteesta.
Kuva: Teemu Perhiö.
Kansallisarkistossa on tekeillä tutkijoiden tarpeista selvitys, jossa on jo ilmennyt, että tyypillinen tapa käyttää aineistoja tutkijasalissa on aineistojen valokuvaus. Nämä digitoinnit eivät kuitenkaan päädy laajempaan avoimeen käyttöön vaan jäävät tutkijoiden omille tietokoneille. Samaan aikaan alkuperäisaineisto päätyy tutkijasaliin yhä uudelleen ja uudelleen.
Aineistojen digitaalinen käyttö palvelee siis sekä tutkijan tarpeita että kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen säilymistä, ja Kansallisarkisto haluaa keskittää resurssejaan aineistojen digitaalisen käytön edistämiseen. Ratkaistava kysymys ja tutkijoille oleellinen ongelma onkin laajojen aineistomäärien käsittely tiiviissä aikataulussa.
Lisää itsepalveluasioinnin mahdollisuuksia
Kaikkea aineistoa ei eri syistä ole mahdollista digitoida. Tutkimuksen aikataulujen tai muiden syiden takia tutkijasalissa asioiminen voi olla välttämätöntä.
Tällaisia tarpeita varten digitaalisen toimittamisen palvelumallia on kehitetty asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Mallia onkin nyt täydennetty itsepalveluasioinnilla ja avoimilla tutkijasalipäivillä. Tämä koskee tällä hetkellä Hämeenlinnaa. Itsepalveluasiointia on tarjottu myös Jyväskylässä avoimien tutkijasalipäivien rinnalla. Avoimesta tutkijasalipäivästä ja itsepalvelumallista voi lukea ohjeistusta Kansallisarkiston sivuilta.
Tutkijoiden huolena tutkimuksen viivästyminen
Tutkijoiden huolenaiheena on, että toimitilaverkoston supistaminen ja aineistojen toimittaminen ensisijaisesti digitaalisena vaikeuttavat Kansallisarkiston aineistojen käyttöä. Avainkysymyksenä on aineistojen saatavuus riittävän nopeasti. Tutkijat ovat usein tiukoilla tutkimuksen aikataulujen kanssa, mikä koskee erityisesti tilaustutkimuksia ja opinnäytteitä. Muutenkin kiristynyt kilpailu tutkimusrahoituksesta on johtanut tiukempiin aikatauluihin akateemisen tutkimuksen kentillä.
Suomen Historiallisessa Seurassa nähdään digitaalisen toimittamisen laajentamisen edellytyksenä kyky toimittaa aineistoja riittävän nopeasti ja mahdollistaa myös tutkijasaliasiointi riittävässä laajuudessa silloin, kun digitointi ei ole mahdollista tai tarvittavan aineiston määrä on erityisen laaja. Lisäksi seuran edustajat toivat tapaamisessa esille huolen opiskelijoiden mahdollisuuksista käyttää aineistoja.
Tiedonkulkua parannettava
Yhteisessä kokouksessa tunnistettiin tiedonkulun haasteita. Suomen Historiallisen Seuran edustajat korostivat myös, että tutkijoiden on tärkeää saada tietoa siitä, mitä aineistoja on mahdollista saada digitoituna ja milloin täytyy tilata aineisto paikan päälle.
Kansallisarkisto ja SHS tulevat jatkossa tiivistämään yhteistyötä, jotta tieto muutoksista palveluissa tulisi tutkijoille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Esimerkiksi Turun ja Vaasan digitaalisen toimittamisen suunnittelusta tullaan viestimään SHS:lle mahdollisimman etupainotteisesti.
Myös Kansallisarkisto toi esiin toiveita tiedonkulusta arkistolle päin tutkimuskentän tarpeista. Jos Kansallisarkisto saa jo varhaisessa vaiheessa tietoa sellaisista tutkimusaiheista, tutkimuksen trendeistä ja tutkimusprojektiajatuksista, joihin liittyy Kansallisarkiston aineistoja, sekä tarpeellisista aineistoista, on mahdollista viedä tällaisia kokonaisuuksia suunnitelmallisen digitoinnin piiriin.
Kansallisarkisto pyytääkin, että tutkijat ilmoittaisivat mahdollisista digitointitoiveista tai aihepiireistä matalalla kynnyksellä osoitteeseen tutkimuksenpalvelut@kansallisarkisto.fi. Tutkijoiden kannattaa ilmoittaa jo esimerkiksi hankerahoitusta hakiessaan tutkimusaiheistaan, jos niissä käytetään Kansallisarkiston aineistoja.
Palaute kehittää palveluita
Tutkijasalipäivät ja itsepalveluasioinnin mahdollistaminen kertovat Kansallisarkiston halusta vastata asiakkailta tulleeseen palautteeseen koskien digitaalisen toimittamisen mallia. Palaute auttaa jatkossakin kehittämään palveluita, joten sitä kannattaa myös antaa matalalla kynnyksellä.
Suomen Historiallinen Seura ja Kansallisarkisto jatkavat yhteisiä keskusteluja. Tavoitteena on vastata ennen kaikkea kysymykseen siitä, miten voidaan tukea sitä, että opiskelijat ja tutkijat käyttävät jatkossakin Kansallisarkiston aineistoja.
Kansallisarkisto
Suomen Historiallinen Seura
- Kategoriat:
- Tiedotteet
- Julkaistu: