Suomen Historiallisen Seuran jäsenrekisteri- ja tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Historiallinen Seura
Osoite: Tieteiden talo, Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Sähköposti: shs@histseura.fi
Yhteyshenkilö: Sari Aalto, toiminnanjohtaja
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat Rekisteröidyn nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero, jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta, jäsenmaksutiedot, syntymäaika sekä mahdolliset tiedot Yhdistyksen toimintaan osallistumisesta.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä tarvittaessa julkisesta osoiterekisteristä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu sähköiseen jäsenrekisteriin, jonka palveluntarjoaja on Flo Apps Oy. Palveluntarjoaja on huolehtinut järjestelmän tietoturvasta muun muassa seuraavasti:
– Palvelun turvallisuutta tarkkaillaan koneellisesti.
– Hosting on hajautettu kahdelle palveluntarjoajalle EU-alueella (UpCloud, Digital Ocean). Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
– Sähköpostitse välitetään vain kertakäyttösalasanoja. Kaikki salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
– Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa.
Yhdistyksen sähköiseen jäsenrekisteriin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava Palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan säilyttää enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15), tai tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus milloin tahansa saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot, vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä sekä vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö Rekisterinpitäjälle. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.1.2025.