Alkuun on syytä tehdä muutama käsitteellinen huomio. Arvosteltavan kirjan nimi kuuluu Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. Asiakirjahallinta onkin hyvä termi kuvaamaan asiakirjojen dokumentoinnin ja tutkimuksen nykyluonnetta. Suomalaisessa keskustelussa asiakirjahallinnan käsite on silti suhteellisen nuori ja jäänyt viime aikoihin saakka arkisto-termin varjoon. Arkistotoimi ja asiakirjahallinta ovat Suomessa perinteisesti olleet hyvin lähellä toisiaan, minkä seurauksena arkisto on vakiintunut molempiin viittaavana yleiskäsitteenä. Nimenmuutos leijuu ilmassa, mistä Henttosen tutkimuskin viestii. Tämän arvostelun puitteissa viittaan asiakirjahallintaan ja arkistoihin silti jokseenkin samansisältöisinä.

Pekka Henttonen avaa tutkimuksensa toteamalla, että “asiakirjat ovat päivittäisen työn välineitä, joihin harva kiinnittää suurta huomiota”. Väitteestä voidaan yleisesti ottaen olla montaa mieltä, mutta se kuvaa osuvasti asiakirjahallinnan tutkimuksen tähänastista historiaa. Moderni arkistotiede syntyi jo 1800-luvun lopulla, mutta arkistotieteilijät tulivat pitkään lähes yksinomaan ammattikunnan sisältä. Useat tieteenalan kehitykseen keskeisesti vaikuttaneet tutkijat olivat ammatiltaan asiakirjahallinnan alueella toimineita valtion virkamiehiä. Myös Suomessa arkistoalan tärkein kouluttaja ja tutkimuksen instituutio on ollut Valtionarkisto, eli nykyinen Arkistolaitos. Paremminkin voisi siis todeta, että asiakirjat ovat päivittäisen työn välineitä, joihin akateeminen tutkimus harvemmin on kiinnittänyt huomiotaan.

Kuva: Arkistolaitos.

Viimeisten vuosikymmenten aikana yliopistot ovat kuitenkin yhä määrätietoisemmin alkaneet ottaa osaa asiakirjahallinnan ja arkistojen merkityksestä käytävään keskusteluun. Tämän päivän tärkeimmät arkistotieteilijät, keskeisimpinä David Bearman ja Luciana Duranti, ovat saapuneet arkistokentälle ammattikunnan ulkopuolelta. Myös Pekka Henttonen toimii tutkijana Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen yksikössä ja hän on myös yksi suomalaisista asiakirjahallinnan alueelta väitelleistä, joiden kokonaismäärä voidaan laskea yhden käden sormilla. Tässä mielessä Henttonen eroaa esimerkiksi Eljas Orrmanin ja Jari Lybeckin kaltaisista arkistotutkijoista, joilla on vahva tausta Arkistolaitoksessa.

Asiakirjahallinnan akateeminen tutkimus on Suomessa kokonaisuudessaan verraten nuori ilmiö. Tämän vuoksi ei ole ihme, ettei Henttosen kirjan kaltaisia johdantoteoksia aikaisemmin ole meillä ilmestynyt. Suomalainen arkistoalan julkaisutoiminta on ollut epäsäännöllistä ja arkistoalan sisäiseen keskusteluun taipunutta. Oppikirjoja on ilmestynyt useampia, mutta luonteeltaan ne ovat olleet pikemminkin arkistoalan työntekijöille suunnattuja pragmaattisia ohjeita kuin arkistoteoreettiseen problematiikkaan johdattaneita tutkimuksia.

Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen on käännekohta suomalaisessa arkistotieteessä kahdessa mielessä. Ensinnäkin se on osoitus siitä työstä, jonka suomalainen asiakirjahallinnan ja arkistotieteen yliopistollinen tutkimus viimeisten kahden vuosikymmenen aikana on tehnyt. Suomalaiset arkistotutkijat ovat olleet jo pidemmän aikaa aktiivisia varsinkin kansainvälisillä julkaisufoorumeilla, ja nyt ilmestyneeseen oppikirjaan ovat Henttosen lisäksi kirjoittaneet myös Marjo Valtonen ja Tytti Voutilainen. Toisekseen teos osoittaa uutta suuntaa Suomessa jatkossa käytävälle arkistotieteelliselle keskustelulle, joka varmasti tulee olemaan yliopistojen roolien kasvaessa aikaisempaa vireämpää. Asiakirjahallinnan ja arkistotieteen opintoja voi nykyään suorittaa Tampereen lisäksi Turun, Joensuun, Jyväskylän ja Oulun yliopistoissa. Turun yliopistossa on tällä hetkellä käynnissä myös suomalaisiin arkistoinstituutioihin keskittyvä akatemiaprojekti. Sen sijaan Arkistolaitos lopetti ylemmän arkistotutkinnon tarjoamisen keväällä 2014.

Länsimaisen arkistotieteen historiaa

Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen jakaantuu pääpiirteittäin kahteen osaan: arkistoteoreettisten ajatusten historiallisen kehityksen tarkasteluun ja asiakirjahallinnan rooliin organisaatioiden käytännön toiminnassa. Oman lukunsa on saanut lisäksi historiallisten päätearkistojen asema kulttuuriperintönä.

Ensimmäisessä osassa lukijalle tarjoillaan mittava katsaus asiakirjahallinnan historiaan. 10 000 vuotta sitten Lähi-idässä alkunsa saaneista alkeellisista kirjanpitomenetelmistä matkataan Keisari Justinianuksen lakikokoelman arkistomääritelmien ja 1800-luvun historiatieteellisten painotusten kautta postmodernistisiin käsityksiin asiakirjahallinnan olemuksesta. Asiakirjahallinnan tutkimuksen kehitys, tutkimuksen eri suuntaukset, teoreettiset mallit ja asiakirja-aineistojen arvonmäärityksen problematiikka on jaoteltu omiin lukuihinsa. Vaikka samat aiheet kertautuvat useammassa luvussa, toiston vaikutelmaa ei onneksi liiemmälti pääse syntymään.

Johdantotyyppiselle tutkimukselle ominaisesti Henttonen keskittyy arkistotieteen keskeisiin klassikoihin ja alaan laajimmin vaikuttaneisiin teoreettisiin suuntauksiin. Tutkijoista varsinkin Hilary Jenkinson ja Theodore R. Schellenberg saavat paljon tilaa, samoin länsimaisen arkistotieteellisen ajattelun peruskiveksi muurattu provenienssiperiaate sekä ajatus asiakirjallisen tiedon elinkaaresta. Kyseisten tutkijoiden ja teorioiden vaikutus arkistotieteen ja käytännön asiakirjahallinnan kehitykseen on epäilemättä ollut kiistaton. Jatkotutkimuksen tehtävänä olisi tulevaisuudessa silti hyvä selvittää, onko edellä mainittujen auktoriteettiasema todella ollut niin täydellinen kuin arkistohistoriallinen tutkimus tavallisesti antaa ymmärtää ja minkälaisen käsityksen myös Henttoselta selvästi saa. Toinen kysymyksiä synnyttänyt seikka on Henttosen keskittyminen lähes yksinomaan länsimaiseen keskusteluun. Olisi ollut mielenkiintoista tietää, millä tavoin tämä rajaus on perusteltu. Asiakirjoja on käsitelty jo pitkään ympäri maailmaa, mutta onko niin, ettei asiakirjahallintaa ole tutkittu länsimaiden ulkopuolella? Vai onko rajaus mahdollisesti syntynyt sen pohjalta, mitkä suuntaukset näkyvimmin ovat vaikuttaneet suomalaisen arkistokulttuurin kehittymiseen?

Historialliselle katsaukselle tyypillisesti uusimman ajan tutkijoiden – keskeisimpänä mm. Terry Cook – käsittely jää ajallisen etäisyyden puuttuessa vähemmälle huomiolle ja pintapuolisemmaksi. Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen esittelee joka tapauksessa ensimmäisenä suomenkieliselle lukijakunnalle laajasti kansainvälistä arkistotieteellistä tutkimusta. Henttonen itse toteaa esipuheessaan, että yksi hänen tutkimuksensa tavoitteista on ollut madaltaa kynnystä kansainvälisen kirjallisuuden lukemiseen, ja tässä hän epäilemättä myös onnistuu.  Tämän vuoksi olisi silti myös toivonut, että kirjan loppuun olisi lisätty henkilöhakemisto, joka tutkimuksen korkealaatuisen viittauskäytännön ja massiivisen lähdeluettelon huomioon ottaen muutenkin olisi ollut paikallaan.

Oppikirja ja opas

Tutkimuksen ensimmäisen puoliskon saattaa kuka tahansa asiakirjoista, arkistoista ja itsensä sivistämisestä kiinnostunut mielellään lukea läpi. Toinen puoli sen sijaan keskittyy asiakirjahallinnan tämän hetken haasteisiin ja käytäntöihin, jotka eivät välttämättä samalla tavalla puhuttele laajempia lukijaryhmiä. Käsiteltäväksi tulevat muun muassa sähköiset asiakirjajärjestelmät, kirjaaminen, asiakirjojen erilaiset luokitusjärjestelmät ja internetin vaikutus tulevaisuuden asiakirjahallintaan. Organisaatioiden toimintakulttuureihin nivoutunut asiakirjahallinnan käsittely on paikoitellen hyvin seikkaperäistä, mikä saattaa aiheuttaa ymmärtämisessä hankaluuksia myös niille opiskelijoille, joilla ei ole käytännön työkokemusta alalta.

Oppikirjana Henttosen tutkimus on silti erittäin onnistunut. Kuten todettua, on tähän asti suomenkielinen asiakirjahallinnan ja arkistotieteen tutkimus puuttunut lähestulkoon täydellisesti. Yliopistoissa ainetta opiskelleet ovat opetussuunnitelmien mukaisesti tutustuneet kansainväliseen kirjallisuuteen, mutta hajanaisista artikkeleista muodostunut kuva on väkisinkin jäänyt fragmentaariseksi. Asiakirjahallintaan liittyvä kirjava kansainvälinen käsitteistö on myös hankaloittanut vieraskielisten tutkimusten lähestymistä. Esimerkiksi Yhdysvalloissa arkistolla viitataan asiakirjahallinnasta erilliseen historialliseen kokoelmaan, kun taas Suomessa rajaa asiakirjahallinnan ja arkistotoimen välillä on usein vaikea hahmottaa. Henttonen on ottanut myös tämän haasteen huomioon avatessaan kokonaisen luvun verran asiakirjahallinnan peruskäsitteitä.

Oppikirjan lisäksi Johdanto asiakirjahallinnan tutkimukseen on hyödyllinen lukukokemus jo valmiiksi asiakirjahallinnan alueella työskenteleville. Kyse ei ole varsinaisesta ammattikirjallisuudesta, vaan oppaasta, joka auttaa oman ammattikunnan historiallisen merkityksen hahmottamisessa ja ammatti-identiteetin vahvistamisessa. Esimerkiksi julkisella sektorilla asiakirjahallinnan alueella työskentelevä perustaa ns. ammatillisen ajattelunsa hyvin voimakkaasti Arkistolaitokselta tuleviin normeihin sekä eri lakeihin ja säädöksiin. Myös koulutuksensa hän on mitä todennäköisimmin hankkinut Arkistolaitoksen kursseilla. Hoitaessaan tehtäviään asiakirjahallinnan toimihenkilö törmää perinteisesti kolmeen stereotyyppiseen asenteeseen: jotkut haluavat säilyttää kaikki asiakirjat ikuisesti, toiset hävittää kaiken mahdollisimman nopeasti ja kolmannelle asiakirjahallinnan rooli organisaation toiminnassa on jokseenkin yhdentekevä. Ulkoa käsin tulleiden normien ja säädösten avaaminen organisaation sisällä on haastavaa, sillä asetuksia laatineilla viranomaisilla ei ole Suomessa tapana julkisesti perustella päätöksiään.

Kuva: Wikimedia Commons

Arkistoalan työntekijöitä pidetään usein pragmaattisina. Näin asia saattaa usein myös olla, mutta syy pragmaattisuuteen saattaa hyvin löytyä arkistotoimen periaatteita tiukasti määrittelevistä asetuksista. Arkistotyöntekijästä saattaa tässä tilanteessa tulla tahdoton olento, joka ei tohdi kyseenalaistaa ylhäältä päin tulleita sääntöjä, koska pitää niitä muuttumattomina. Henttosen tutkimus antaa varsinkin julkishallinnon arkistotyöntekijöille perspektiiviä siitä, etteivät suomalaiset käytännöt ole universaaleja, vaan asiakirjoihin ja niiden säilytykseen on olemassa monta eri näkökulmaa. Asian ymmärtäminen auttaa varmasti niissä jokapäiväisissä tilanteissa, kun arkistotoimen tulee tehdä omaa tarkoitustaan muulle organisaatiolle ymmärrettäväksi. Toisekseen oman ammattikunnan historian tunteminen on omiaan kasvattamaan ammattiylpeyttä, joka arkistotyöntekijöiden keskuudessa ei – ainakaan tietääkseni – ole erityisen tunnettua.

Edelleen Henttosen tutkimusta voi lähestyä metodikirjallisuutena, josta varsinkin historiantutkijat voivat saada paljon irti. Historiantutkijat ovat pitkään lähestyneet arkistoja alkuperäislähteinä, joiden välittämän tiedon objektiivisuuteen on vakaasti luotettu. Postmodernismin myötä ajatukset arkistojen totuudenmukaisuudesta ovat problematisoituneet, mutta tutkijoiden keskuudessa usko arkistoaineistojen luotettavuuteen on säilynyt edelleen voimakkaana. Harvat tutkijat todennäköisesti ovat tietoisia siitä, miten esimerkiksi viranomaisten asiakirja-aineistot ovat muotoutuneet niiksi kokoelmiksi, jotka lopulta säilyvät historiallisissa päätearkistoissa. Historiantutkijoiden olisi hyvä ymmärtää, että arkistot eivät synny tyhjästä, vaan niillä on oma – ajasta ja paikasta riippuvainen – elinkaarensa, joiden muodostumiseen vaikuttavat myös useat vallankäytön eri muodot.

Vaikuttava, mutta raskastekoinen tutkimus

Pekka Henttonen on kirjoittanut vaikuttavan tutkimuksen, jossa arkistotieteen kehityksen historia ja nykyisen asiakirjahallinnan teoreettiset lähestymistavat tulevat perusteellisesti läpikäydyiksi. Ulkoasultaan varsin kevyeltä vaikuttava kirja on todellisuudessa melkoinen pikkujättiläinen. Henttosen tyyli pysyy loppuun saakka tiukan toteavalla linjalla. Lukijan on melkoisen mahdotonta päätellä, minkä arkistoteoreettisen koulukunnan kannattajaksi hän itse lukeutuu. Tämän kaltainen puolueettomuus on johdantoteokselle hieno saavutus. Jos kirjoittajan persoonallisemmista ajatuksista tahtoo saada tarkemman selvyyden, kannattanee tutustua hänen blogiinsa ja aikaisempaan tuotantoonsa.

Kieltää ei toisaalta myöskään voi, etteikö asiakirjahallinnallisen tiedon pedantti läpikäynti olisi paikoitellen jossain määrin raskassoutuista. Tämä koskee sellaistakin lukijaa, joka tuntee teosta kohtaan taustansa vuoksi suurta ammatillista mielenkiintoa. Tietolaatikot ja kuviot selkeyttävät paikoitellen pitkiin kappaleisiin hukkuvia ydinajatuksia, mutta eivät juuri muuten tarjoa kevennyksiä. Varsinkin tutkimuksen alun historiaosioiden jälkeen suuret ja selkeät linjat vaihtuvat monenkirjavan nippelitiedon käsittelyyn. Henttonen ei yritä miellyttää raflaavilla tarinoilla arkistohistorian kuriositeeteista tai anna lukijan muutenkaan “viivähtää” tarinan ääressä, kuten nykyajan popularisoituvassa tiedekirjallisuudessa usein muuten on tapana. Tätä ei silti voi lukea kirjoittajalle synniksi, sillä asiakirjahallinta ei luonteeltaan ole mitenkään erityisen kevyt aihe.

Suomalaiselle asiakirja- ja arkistoalan koulutukselle Pekka Henttosen tutkimus tulee suureen tarpeeseen. Omasta puolestani suosittelen kirjaa lämpimästi kaikille niille, jotka opintonsa ovat jo suorittaneet ja viettävät työpäiviään asiakirjahallinnan parissa.